Asistente Administrativo – Caracas, Venezuela

Objetivo de la posición

El Asistente Administrativo contribuye a establecer un control Administrativo eficiente para los diferentes proyectos que maneja CESVI en donde se garantice la aplicación de las políticas y procedimientos de la Organización, Socios Implementadores y Donantes; a su vez facilitar el funcionamiento óptimo de servicios de recursos humanos, esto en Coordinación con el Gerente de Administración y Finanzas.

Quiénes somos

Sobre Cesvi

CESVI es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias de desarrollo.

El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una temporánea acción benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.

Cesvi en Venezuela

Cesvi estuvo presente en Venezuela de 1998 a 2011 con intervenciones de emergencia, rehabilitación y desarrollo en los sectores de protección de niños, niñas y mujeres objeto de explotación sexual y con varias intervenciones en las cadenas de producción y distribución agrícola.

A partir de 2019 Cesvi abrió nuevamente operaciones en Venezuela, en Caracas garantizando apoyo directo a mujeres y adolescentes sobrevivientes o en riesgo de sufrir abuso y explotación sexual.

Descripción de las funciones

Gestión presupuestaria, financiera y contable

• Recopilar los libros de caja con cadencia quincenal.
• Dar seguimiento a que los soportes de gastos y contables cumplan con la normativa de Cesvi, el donante y la legislación venezolana.
• Generar y mantener un apropiado archivo contable (actualizado en físico y digital, disponible para auditoría, cumpliendo todos los parámetros establecidos).
• Apoyar a elaborar las solicitudes de fondos a la sede, con la Gerencia Administrativa y Financiera, y junto con la previsión de gastos.
• Elaborar y enviar las solicitudes de pago a proveedores.
• Apoyar en el reporte mensual del proyecto (soportes de la ejecución, preparación de análisis contables, conciliación bancaria, balance del proyecto, entre otros).
• Apoyar la elaboración de la documentación administrativa y financiera.
• Apoyar al equipo del programa en temas financieros cuando sea necesario.
• Reportar cualquier asunto financiero a la Gerencia Administrativa y Financiera.

Logística y procesos de gestión de compras

• Respetar cumplimiento de las políticas de compras y logística de Cesvi para la selección de proveedores, y la documentación relacionada.
• Gestionar la trazabilidad y la conciliación entre los pedidos, los contratos y las entregas de los diferentes bienes comprados en el marco del proyecto, tanto para funcionamiento de la oficina como los destinados a entregas en las actividades del proyecto.
• Organizar el transporte de material y equipamiento de las actividades a los lugares donde las mismas se realizan.
• Mantener un inventario actualizado de los activos, incluyendo el etiquetado adecuado de los mismos; documentar cualquier pérdida o daño.
• Apoyar la logística para visitas de personal Cesvi u otras misiones, eventos, reuniones.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores.

Administración de oficina local

• Mantener actualizados archivos relativos a: alquiler, utilidades, equipamiento, etc.

Recursos Humanos

• Llevar a cabo tareas de enlaces con otras dependencias y oficinas internas relacionados al área de recursos humanos (nomina, contratos, pólizas de seguros, etc.) a fin de contar con la información necesaria para que los servicios del área se presenten de acuerdo a los tiempos pautados.
• Generar la alimentación de las bases de datos del personal, a fin de mantener actualizada y precisa la información correspondiente.
• Consolidar información de recursos humanos en cuanto a las condiciones contractuales, con el fin de apoyar los distintos requerimientos y necesidades de análisis e informes que solicite la Gerencia.
• Elaboración y emisión de documentación relativa al área tales como (contratos, recibos de pagos, referencias laborales, cartas de separación de contratos, enmiendas, memorandos y comunicados, etc), garantizando exactitud en la información y velar por el fiel cumplimiento según las fechas pautadas.
• Recibir y ofrecer respuestas oportunas a nuestros colaboradores en materia general de recursos humanos y las distintas interrogantes, dudas, aclaraciones que ameriten.
• Mantener control, actualización de los expedientes del personal manteniendo y garantizando la confidencialidad requerida para el área.
• Promover y apoyar a las diferentes Gerencias de CESVI en generar propuestas y actividades de recursos humanos en pro de los colaboradores que prestan servicios para la Organización.
• Realizar los procesos administrativos de preselección y selección de ingresos en cuanto a: publicación de vacantes en portales, recepción de hojas de vidas, pautar pruebas técnicas y entrevistas.
• Realizar la verificaciones y confirmaciones de seguridad (certificaciones laborales, estudios, referencias personales).
• Realizar agenda de inducciones y reinducciones.
• Realizar envió mensual de recordatorios de novedades de nómina y desprendibles.
• Preparar la documentación de salarios y honorarios según localidades y equipos de Cesvi Venezuela, para su validación y emisión.
• Garantizar el cumplimiento del Código de conducta y la Política antifraude de Cesvi e informar a través de los canales apropiados de cualquier abuso.

Otros

• Participar en las reuniones de planificación y de equipo
• Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo de los proyectos
• Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles.
• Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.

Perfil

Atributos esenciales

Formación:

Estudios universitarios profesionales en las áreas administrativas, recursos humanos y/o financieras o afines.

Conocimiento y experiencia:

• Experiencia demostrada mínima de dos años y conocimientos en área administrativa, recursos humanos, financiera y/o contable, preferentemente con ONGs internacionales.

Cometencias

• Capacidad de expresión escrita sintética y estructurada.
• Actitud propositiva y proactiva.
• Capacidad de trabajar con supervisión mínima en un equipo culturalmente diverso.
• Capacidad de desarrollar relaciones de trabajo productivas con colegas, socios, autoridades locales y otras partes interesadas.
• Solido dominio de Microsoft Office Package. Manejo avanzado de Microsoft Excel.
• Manejo de herramientas de gestión de información en la web.

Atributos preferidos

• Conocimientos en la normatividad legal, tributaria y contable para ONG
• Conocimientos básicos de la gestión del ciclo de proyecto y Marco Lógico.
• Experiencia y conocimientos de la gestión presupuestaria de proyectos
• Conocimiento de lengua inglés hablado y escrito

Condiciones contractuales

• Ubicación: Caracas, Venezuela
• Duración del contrato: 5 meses con posibilidad de extensión
• Fecha de inicio previsto: 08 de enero 2024