Asistente Administrativo

I. Resumen ZOA

ZOA es una organización humanitaria holandesa que apoya a las personas vulnerables afectadas por conflictos violentos y desastres naturales en estados frágiles, ayudándoles a realizar vidas dignas y resilientes. ZOA opera en más de 17 países, en lugares difíciles donde nuestro personal de terreno proporciona directamente asistencia a las víctimas más vulnerables del desplazamiento. Los países en los que está presente el ZOA son Afganistán, Burundi, Colombia, República Democrática del Congo, Etiopía, Jordania, la región del Kurdistán de Irak, Indonesia, Liberia, Myanmar, Nigeria, Sudán del Sur, Sri Lanka, Sudán, Siria, Uganda y Yemen. En Colombia, la oficina central de ZOA se encuentra en Riohacha, La Guajira. ZOA está implementando proyectos en efectivo y agua, saneamiento e higiene en los departamentos de La Guajira y Arauca.

II. Finalidad de la posición

El Auxiliar Administrativo es el encargado de apoyar las actividades operativas de ZOA Colombia, garantizando el cumplimiento que tiene la organización en la sede administrativa Riohacha.

III. Principales funciones y responsabilidades Logística

• Ayudar con el mantenimiento del inventario de existencias y activos de ZOA

• Seguimiento de los movimientos de activos entre proyectos ZOA en las diferentes oficinas

• Ayudar a MoO (Gerente de Operaciones) y PGM (Gerente de Programas) en la gestión de flotas de vehículos, incluida la planificación de vehículos cuando se solicite

• Ayudar con el almacenamiento de los materiales adquiridos por ZOA de acuerdo a los procedimientos establecidos • Ayudar con la realización de inventarios y llevar el control detallado del inventario general de ZOA

• Ayudar con el proceso de registro, control, seguimiento y verificación de elementos asignados al personal de programa Compras

• Cumplimiento de la política de compra de ZOA Colombia y Netherlands. Cumplimiento de la política de compra de los donantes

• Comprensión completa de las políticas y formatos

• Ayudar con la preparación de la documentación requerida de procesos de compras hasta finalizar el proceso de acuerdo con la política de compras

• Rastrear la entrega efectiva de las requisiciones a satisfacción de lo solicitado • Hacer cumplir el uso apropiado de los topes de adquisiciones y los procedimientos de aprobación

• Solicitar, clasificar y analizar cotizaciones y ofertas del mercado para socializarlas con las diferentes áreas según la necesidad de acuerdo con las políticas y formatos

• Ayudar en la preparación y tomar firmas de contratos, órdenes de trabajo, otrosí, etc.

• Interactuar con contratistas, en coordinación con la supervisión de los contratos y Logística

• Coordinar la entrega, el almacenamiento y la transferencia de los artículos a los sitios de terreno

• Coordinar con el Departamento de Finanzas para garantizar que los pagos a los proveedores se realicen a tiempo y sin ninguna tensión innecesaria en los sistemas financieros

• Alimentar la lista maestra de compras y proveedores

• Ayudar con el control de inventario físico y electrónico Seguimiento a proveedores

• Ayudar con la evaluación de proveedores

Administración y Finanzas

• Apoyar los procesos administrativos no relacionados con las compras en las oficinas centrales de Riohacha u oficinas de campo según lo solicitado por el Gerente de Operaciones

• Apoyar los procesos financieros según lo solicitado por el Gerente de Operaciones • Apoyar con el archivo digital y de ZOA manager

• Participar de las actividades de SGSST

IV. Competencias y habilidades Identidad

• Se espera que el candidato apoye la identidad, visión y misión de ZOA.

• Afinidad con el trabajo de emergencia y las ONG internacionales.

Conocimiento / experiencia

• Experiencia laboral general comprobada.

• Persona natural con experiencia laboral comprobada en el campo de la gestión de cadena de suministro

• Afinidad con el trabajo de emergencia y las ONG internacionales.

• Título universitario o tecnólogo en las áreas administrativas, económicas y/o financieras

• Habilidades ofimáticas básica (Outlook, Word, Excel, Power Point)

• Excelente dominio del español, hablado y escrito

Habilidades / Aptitudes

• Atención al detalle • Excelente dominio hablado y escrito del español • Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita. • Buenas habilidades de planificación y organización. • Actitud orientada al servicio, pero estricta cuando se trata de cumplir con las políticas y procedimientos de ZOA. • Capaz de cumplir con los plazos. • Orientado a resultados. • Capacidad para trabajar individualmente y en equipo. • Capacidad para trabajar en un entorno multicultural.

V. Contactos externos

• Proveedores y contratistas.

•Cualquier otra parte interesada en la ejecución del proyecto.

VI. Contactos internos

• Personal del proyecto.

• Personal de oficina de ZOA.

VII. Supervisores Reporta al Gerente de Operaciones.

VIII. Condiciones especiales de trabajo

La posición se basa en el municipio de Riohacha.

IX. Indicación de salario

Se tiene contemplado un contrato por obra o labor determinada el cual tiene un salario basado en la escala salarial de ZOA de $1.320.000 (Categoría A, Paso 1). Este salario puede variar dependiendo de la experiencia certificada por el aspirante.

X.Condiciones del cargo en SST

• Procurar el cuidado integral de su salud

• Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud

• Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones SG-SST de la empresa

• Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos en su sitio de trabajo

• Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitaciones del SG-SST

• Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST.