Plan International
PROPÓSITO
Esta posición es necesaria para brindar soporte administrativo y financiero durante el proceso de diseño e implementación del programa del modelo flexible de Juventudes para Plan International, México. Así como también para dar asesoría administrativa y elaborar la guía administrativa de organizaciones socias de jóvenes de Plan International, México.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
1. Realizar el seguimiento administrativo y financiero del programa
Acciones claves relacionadas a la responsabilidad:
Planificación, ejecución y documentación del desarrollo del programa con apoyo del personal de Plan para dar seguimiento y cumplimiento a las actividades del programa.
Ejecución de la planificación administrativa, financiera y de compras.
Asegurar que las planificaciones financieras estén alineadas con la planificación administrativa.
Proporcionar con anticipación y proactivamente los materiales, insumos, procesos de consultorías, entre otros requeridas por el programa.
Elaborar requisiciones, órdenes de compra, términos de referencia y solicitudes de egreso en base a lineamientos técnicos de la coordinación del programa.
Participar en las reuniones de equipo técnico del programa cuando se requiera.
Elaboración y entrega de correspondencia a personal responsable del programa y al equipo de Plan International Mexico.
Asegurar el cumplimiento de las normas de ROA, Plan International Suecia y Plan International Mexico.
Documentar contable y financieramente las inversiones y gastos derivados de la implementación del programa.
Coordinar con proveedores la entrega de bienes o/y servicios.
Facilitar con otras áreas de Plan la buena gestión administrativa y financiera del programa.
Indicadores de éxito:
Inversión del programa en base a metas mensuales y respetando las líneas presupuestarias.
Documentación archivada y ordenada.
2. Sistematizar de información administrativa y financiera del programa
Acciones claves relacionadas a la responsabilidad:
Realizar un buen registro administrativo contable del programa.
Monitoreo en el sistema SAP la ejecución del presupuesto y procesamiento de la información periódicamente en las fechas requeridas.
Archivos del programa se mantienen completos y con toda la información de soporte.,
Supervisión del levantamiento y cumplimiento de la documentación y medios de verificación del programa.
Coordinación con la administración para las adquisiciones y compras necesarias para la ejecución del programa.
Participar y apoyar en las auditorias de Plan o del donante facilitando la información requerida completa, ordenada y de manera oportuna.
Elaboración de informes financieros, de rendición de cuentas y apoyo a los informes narrativos.
Llevar un archivo de forma digital y físico de toda la documentación de respaldo del programa.
Elaborar WorkBooks trimestrales del programa.
Elaborar borrador de propuestas de modificación al presupuesto
Elaborar, dar seguimiento y cumplir con el plan de compras anual del programa
Indicadores de éxito:
Documentación del programa recopilada en carpeta del PO en base a lineamientos de Plan y requerimientos del donante.
Información en SAP actualizada.
Plan de compras implementado adecuadamente.
El 100% de los informes presentados corresponden a políticas y lineamientos institucionales, y cumplen con los estándares definidos en el programa.
3. Asesoramiento en la elaboración de la guía administrativa con socios jóvenes de Plan International México
Acciones claves relacionadas a la responsabilidad:
Fortalecimiento de capacidades administrativas de oficinas de Plan que piloteen el modelo.
Participar en reuniones periódicas de seguimiento.
Capacitar a los países que piloteen el modelo sobre las herramientas o instrumentos administrativos.
Levantar memorias de reuniones de seguimiento con oficinas de Plan que piloteen el modelo de juventudes
Elaborar memoria de reuniones de coordinación.
Indicadores de é