Plan International
PROPÓSITO
Esta posición es necesaria para brindar soporte administrativo y financiero durante el proceso de diseño e implementación del programa del Modelo Flexible de Juventudes para Plan International México. Así como también, para dar asesoría administrativa y elaborar la guía administrativa con socios jóvenes a las organizaciones de Plan International Mexico.
DIMENSIONES DEL ROL
Alcance del puesto A nivel Nacional
Grupos dependientes de su gestión N/A
Presupuesto asignado N/A
Activo fijo asignado Computadora, teléfono, servicio de comunicación
Información confidencial Casos especiales de niñas, niños, jóvenes o personas adultas de la comunidad.
Tipo de reportes:
- Financieros-administrativos
- Técnicos.
Áreas afectadas por el incumplimiento de sus funciones:
- Programas.
- Compras, licitaciones y contrataciones.
- Finanzas.
- Servicios Generales (En cuanto a la movilización de recursos)
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Responsabilidades generales – Resultados finales claves para la posición:
- Realizar el seguimiento administrativo y financiero del Programa.
- Sistematizar la información administrativa y financiera del Programa.
- Asesoramiento en la elaboración de la guía administrativa con socios jóvenes de Plan International México
Actividades de cada responsabilidad
Realizar el seguimiento administrativo y financiero del programa
• Planificación, ejecución y documentación del desarrollo del programa con apoyo del personal de Plan para dar seguimiento y cumplimiento a las actividades del programa.
• Ejecución de la planificación administrativa, financiera y de compras.
• Asegurar que las planificaciones financieras estén alineadas con la planificación administrativa.
• Proporcionar con anticipación y proactivamente los materiales, insumos, procesos de consultorías, entre otros requeridas por el programa.
• Elaborar requisiciones, órdenes de compra, términos de referencia y solicitudes de egreso en base a lineamientos técnicos de la coordinación del programa.
• Participar en las reuniones de equipo técnico del programa cuando se requiera.
• Elaboración y entrega de correspondencia a personal responsable del programa y al equipo de Plan International Mexico.
• Asegurar el cumplimiento de las normas de ROA, Plan International Suecia y Plan International Mexico.
• Documentar contable y financieramente las inversiones y gastos derivados de la implementación del programa.
• Coordinar con proveedores la entrega de bienes o/y servicios.
• Facilitar con otras áreas de Plan la buena gestión administrativa y financiera del programa.
Indicadores de éxito:
• Inversión del programa en base a metas mensuales y respetando las líneas presupuestarias.
• Documentación archivada y ordenada.
Sistematizar de información administrativa y financiera del programa
• Realizar un buen registro administrativo contable del programa.
• Monitoreo en el sistema SAP la ejecución del presupuesto y procesamiento de la información periódicamente en las fechas requeridas.
• Archivos del programa se mantienen completos y con toda la información de soporte.,
• Supervisión del levantamiento y cumplimiento de la documentación y medios de verificación del programa.
• Coordinación con la administración para las adquisiciones y compras necesarias para la ejecución del programa.
• Participar y apoyar en las auditorias de Plan o del donante facilitando la información requerida completa, ordenada y de manera oportuna.
• Elaboración de informes financieros, de rendición de cuentas y apoyo a los informes narrativos.
• Llevar un archivo de forma digital y físico de toda la documentación de respaldo del programa.
• Elaborar WorkBooks trimestrales del programa.
• Elaborar borrador de propuestas de modificación al presupuesto
• Elaborar, dar seguimiento y cumplir con el plan de compras anual del programa
Indicadores de éxito:
• Documentación del programa recopilada en carpeta del PO en base a lineamientos de Plan y requerimientos del donante.
• Información en SAP actualizada.
• Plan de compras implementado adecuadamente.
• El 100% de los informes presentados corresponden a políticas y lineamientos institucionales, y cumplen con los estándares definidos en el programa.
Asesoramiento en la elaboración de la guía administrativa con socios jóvenes de Plan International México
• Fortalecimiento de capacidades administrativas de oficinas de Plan que piloteen el modelo.
• Participar en reuniones periódicas de seguimiento.
• Capacitar a los países que piloteen el modelo sobre las herramientas o instrumentos administrativos.
• Levantar memorias de reuniones de seguimiento con oficinas de Plan que piloteen el modelo de juventudes
• Elaborar memoria de reuniones de coordinación.
Indicadores de éxito:
• Oficinas de Plan fortalecidas en la guía administrativa-financiera de asocio con juventudes
EXPERIENCIA TECNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Calificaciones y experiencia
• Título universitario en administración de empresas o similares.
• Manejo de Word, Excel, PowerPoint y correo electrónico.
• Conocimiento de la Teoría de Género, Derechos de la Niñez, Derechos Humanos, Participación ciudadana.
• Experiencia en gestión financiero- administrativa y de compras en programas similares (1 año como mínimo).
• Elaboración de informes financieros, planes de acción e instrumentos de monitoreo y control.
Habilidades específicas al puesto
• Excelente comunicación oral y escrita.
• Creatividad para la resolución de problemas y la toma de decisiones.
• Habilidad numérica
• Excelente redacción y ortografía.
• Análisis de datos y capacidad de síntesis.
• Habilidad para trabajar en equipo y en un ambiente multidisciplinario.
• Dominio oral y escrito del inglés deseado
Otros requisitos:
• Empatía con la igualdad de género y diversidad sexual.
• Sensibilidad social
• Interés y compromiso de trabajo con niños, niñas jóvenes y mujeres.
• Disposición de viajar al interior del país.
AMBIENTE FISICO
Ambiente físico y requerimientos:
Requiere de concentración, análisis y síntesis de información, interpretación y toma de decisiones.
Características ambientales del trabajo:
El 70% de las labores se desempeñan en Home office y el otro 30% en visitas a comunidades.
Nivel de contacto con niños y niñas
Bajo contacto: No tiene contacto o la frecuencia de interacción es muy baja.
How to apply
Ubicación: Ciudad de México (la persona debe estar basada en ciudad de México)
Tipo de contrato: A plazo fijo
Reporta a: Coordinador/a Nacional de Juventudes
Fecha de cierre de postulaciones: 12 de julio de 2022
Si quiere obtener más información o aplicar al puesto, clic aquí:
*https://jobs.plan-international.org/job-invite/43917/*
Se recomienda presentar la solicitud con antelación, ya que revisaremos las solicitudes durante todo el periodo de publicación y nos reservamos el derecho a cerrar el anuncio antes de tiempo.
Plan International cree que en un mundo en el que los niños y niñas se enfrentan a tantas amenazas de daño, es nuestro deber asegurarnos de que, como organización, hacemos todo lo posible para mantener a los niños y niñas seguros. Esto significa que tenemos responsabilidades particulares con los niños y niñas con los que entramos en contacto y no debemos contribuir de ninguna manera a dañar o poner en riesgo a los niños y niñas.
Se llevarán a cabo una serie de comprobaciones previas a la contratación de conformidad con la política de protección de la infancia y la juventud de Plan International. Plan International también participa en el Plan de Divulgación de Conductas Indebidas entre Agencias. De acuerdo con este plan, solicitaremos información a los empleadores anteriores de los solicitantes sobre cualquier hallazgo de explotación sexual, abuso sexual y/o acoso sexual durante el empleo, o incidentes que se estén investigando cuando el solicitante dejó el empleo. Al presentar una solicitud, el solicitante de empleo confirma su comprensión de estos procedimientos de contratación.
La igualdad, la diversidad y la inclusión están en el centro de todo lo que representa Plan International. Nuestra organización se basa en una cultura de inclusión y nos esforzamos por crear un entorno de trabajo que garantice que cada equipo, en cada oficina, en cada país, sea rico en personas, pensamientos e ideas diversas. Ofrecemos igualdad de oportunidades y no toleramos la discriminación por ningún motivo. Fomentamos una cultura organizativa que adopta y ejemplifica nuestro compromiso con la igualdad de género, los derechos de las niñas y la inclusión, al tiempo que apoyamos al personal para que adopte buenas prácticas, actitudes positivas y principios de igualdad de género e inclusión.