International Bureau for Children's Rights
1. Objet
Le Bureau souhaite recevoir des soumissions pour des services en organisation et communication événementielle dans l’optique de conclure un accord cadre de deux ans.
1.1. Le Bureau International des droits des enfants
Fondé en 1994, le Bureau international des droits des enfants – « le Bureau » ou « l’IBCR » – est une organisation non-gouvernementale internationale dont la mission est de contribuer au respect et à la promotion des droits de l’enfant, conformément aux engagements prescrits par la Convention relative aux droits de l’enfant (CDE) et ses protocoles facultatifs. Animé par la volonté de parvenir à un monde où chaque enfant jouit de l’intégralité de ses droits, sans discrimination et en toute circonstance, le Bureau contribue à renforcer les systèmes de protection de l’enfant et les compétences de celles et ceux qui oeuvrent directement auprès des enfants. Son approche repose sur les quatre grands principes de la CDE :
– La prise en considération systématique de l’intérêt supérieur de l’enfant – la non-discrimination – le droit à la vie, à la survie et au développement
– le respect de l’opinion de l’enfant et de son droit à la participation. Le siège social de l’IBCR est situé à Montréal, où une cinquantaine de professionnel[le]s, épaulé[e]s par une équipe de stagiaires qualifiés, apportent une expertise technique aux intervenant[e]s agissant auprès des enfants en Amérique, en Afrique, au Moyen-Orient et 7 en Asie. Le Bureau possède également des bureaux au Burkina Faso, au Sénégal et en RDC, où des équipes expertes oeuvrent aux côtés de nos partenaires. Des volontaires viennent enfin compléter l’équipe opérationnelle du Bureau et sont déployés dans 11 pays auprès 35 partenaires. Depuis sa création, le Bureau est intervenu dans près de 50 pays et a transmis son expertise en sept langues, à plus de 64 000 intervenant[e]s formé[e]s pour mieux protéger les droits de millions d’enfants. Plus d’informations sur l’organisation : http://www.ibcr.org/fr/
1.2 Présentation de quelques projets IBCR
Le Bureau met en oeuvre différents projets tel que :
- « Parole aux jeunes! Mieux prévenir et agir contre l’exploitation sexuelle des adolescentes et des adolescents » au Québec
- « PRIDE », Projet de Renforcement Intégral des Droits de l’Enfant, dans le cadre du programme de coopération volontaire internationale du Canada
- Autonomisation des filles et acteurs de première ligne contre les violences sexuelles et sexistes au Sénégal
- Renforcer le système de protection de l’enfant en République Démocratique du Congo
1.3. Détails des prestations attendues
Le Bureau souhaite faire appel à un prestataire externe afin de concevoir, organiser, promouvoir et animer des évènements pour l’organisation et ses projets, en présentiel et/ou en virtuel au Québec/Canada et en virtuel à l’international. Chiffres-clés : environ 4 à 5 événements par an, 50 à 200 participants, budget par événement entre 10k et 50k selon l’ampleur définie par le bureau.
Plus précisément, le Bureau souhaite que la firme ait la capacité d’accompagner le Bureau sur les aspects suivants :
– Développement d’un concept créatif pour chaque événement : définition du thème et du nom, création d’une identité visuelle sur la base de l’identité du projet/de l’organisation, développement de l’expérience participant[e]s
– Déclinaison graphique du concept créatif en outils et supports visuels (invitations, PowerPoint, kakémonos, affiches, bannières et images réseaux sociaux…)
– Proposition et mise en oeuvre d’une stratégie de promotion de chaque évènement (en accord avec le département des communications du Bureau) à des fins de visibilité des évènements et de mobilisation du public-cible. Création graphique et rédaction du contenu lié (publications réseaux sociaux, page Eventbrite, publicités…).
– Élaboration et mise en oeuvre d’une stratégie de relation publiques et presse pour couvrir les évènements lorsque pertinent. Définition des médias pertinents, rédaction et diffusion de communiqués et de dossier de presse au besoin, maximisation de la couverture presse et de la présence d’institutionnels au besoin, coordination des relations publique/presse avant et pendant les évènements.
– Invitation et gestion des invité[e]s : création des invitations sur différents supports selon le profil des participant[e]s, envoi et gestion des invitations et relances via infolettre et suivi des inscriptions.
– Gestion de l’organisation logistique de chaque événement de A à Z depuis son développement jusqu’au déroulé le jour J : recherche et location d’une salle, de prestataires (traiteurs, photographes, vidéastes, animateurs lorsque requis, etc.), préparation et installation de la salle le jour J (mobilier, habillage, scénographie…,) point focal entre les prestataires et le Bureau pour l’organisation de chaque événement, gestion du matériel (son, vidéo…)
– Déploiement de personnel de soutien sur place le jour de l’événement, du montage jusqu’au démontage
– Rédaction d’une analyse post-évènements pour évaluer l’atteinte des objectifs initiaux
2. Réception des soumissions
2.1 Date limite
La date limite pour la réception des soumissions est le 13 janvier 2023 (17h heure de Montréal).
2.2 Soumissions présentées en retard
Les soumissions reçues par le Bureau après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées.
2.3 Modalités
Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées en format PDF à Maureen Boutier à l’adresse courriel suivante : [email protected].
Aucun renseignement ne sera donné par téléphone. Pour toutes demandes d’éclaircissements, veuillez-vous adresser par courriel à Maureen Boutier, à l’adresse susmentionnée.
3. Clauses générales de soumission
3.1 Processus
Après la date limite de présentation des soumissions, le Bureau examinera toutes les soumissions reçues par les fournisseurs de services, à la suite de quoi un choix sera fait et ce fournisseur sera invité à signer un contrat de prestations d’une durée de deux ans avec le Bureau.
3.2 Frais de soumission
Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.
3.3 Taxes de vente
Les prix proposés pour les services (prix de la soumission) ne devront comprendre ni la taxe sur les produits et services (TPS), ni la taxe de vente du Québec (TVQ). Le cas échéant, toutes les sommes prélevées au titre de la TPS ou de la TVQ seront indiquées distinctement sur les factures et seront acquittées en plus du montant approuvé pour les services rendus.
3.4 Langue de soumission et langues de travail
Les soumissions seront présentées en français, cependant les langues de travail du Bureau sont le français, l’anglais et l’espagnol.
3.5 Durée de la soumission
Les soumissions présentées sont considérées valides pour une période de 30 jours suite à la date de réception au Bureau.
3.6 Acceptation des soumissions
Le Bureau pourra accepter l’une des soumissions présentées ou pourra rejeter la totalité des soumissions, sans avoir l’obligation d’informer le soumissionnaire des raisons de sa décision. Le Bureau se garde la possibilité d’ajouter des étapes éliminatoires au processus dans le cas où deux soumissions seraient équivalentes. Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus seront avisés de la décision par courriel.
4. Qualifications requises des soumissionnaires
Le Bureau souhaite recourir aux services d’un fournisseur pour de l’organisation et communication événementielles, offrant un service à la clientèle, des délais de traitement ainsi que des tarifs compétitifs en son ensemble par rapport aux autres fournisseurs, afin de potentiellement établir un contrat d’entente cadre de deux ans.
5. Évaluation des soumissions :
Les critères suivants serviront à évaluer la qualité des offres présentées par les soumissionnaires :
5**.1. Expérience en organisation d’événements**
Le Bureau souhaite que l’entreprise soumissionnaire possède une grande expérience en organisation d’événements de moyenne et grande envergure, en présentiel et en virtuel. Pour évaluer cette expérience, le soumissionnaire devra soumettre :
– Une présentation de la firme
– Un porte-folio rassemblant au moins 4 exemples d’événements présentiels et/ou virtuels et/ou hybrides, réalisés au cours des 2 dernières années* *Des réalisations effectuées pour le compte d’une OBNL ou d’un organisme communautaire seront considérées comme un atout.
5.2 . Offre financière
Étant donné le cadre générique du présent appel d’offre, la firme soumissionnaire n’a pas à joindre d’offre financière. Cependant, veuillez préciser:
– La composition de manière générale de vos devis (en énumération des éléments ou sous format d’un devis type)
– Les modalités de paiement
– Les frais de services (le cas échéant)
– Les taux horaires (le cas échéant)
– Idéalement, votre porte-folio comportera certains devis ou tout au moins une fourchette de prix
5.3. Tarif OBNL
Le Bureau souhaite savoir si le soumissionnaire a des tarifs OBNL
5.4. Références
Pour évaluer au mieux les capacités de la firme soumissionnaire le Bureau souhaite qu’elle fournisse au moins deux (2) références complètes. Au besoin, le Bureau contactera les références fournies.
5.5. Tarifs et modalités de paiements
Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur dont les tarifs seront compétitifs dans son secteur d’activité et force de proposition dans les différentes options tarifaires, les plus adéquates pour le Bureau. Le Bureau s’attendra à des services de facturation et de paiement adéquats à sa structure, soit, des facturations par projet événementiel, et des modalités de paiement par chèque et virements bancaires.
5.6 Capacité à se déplacer hors Montréal
Certaines activités peuvent avoir lieu en dehors de Montréal ainsi qu’en dehors des heures de bureau. La firme devra démontrer une certaine flexibilité à ce niveau et pouvoir se déplacer de façon autonome. (Les dates seront fixées à l’avance et, autant que possible, dès l’entrée en vigueur du contrat.)
5.7 Enregistrement de la firme
La firme soumissionnaire fournir son NEQ ou autre numéro d’impôt.
6. Entente pouvant résulter d’une acceptation d’une offre par le Bureau
6.1 Entente :
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, une entente ayant force obligatoire pourrait être conclue entre le Bureau et le soumissionnaire, dans laquelle devront notamment figurer les clauses suivantes :
1 – Résiliation
Le Bureau peut résilier l’entente en tout temps. Dans le cas d’une telle résiliation, le Bureau verse au fournisseur et le fournisseur accepte à titre de règlement complet, un montant pour les services rendus de façon satisfaisante.
2 – Cession
a. Le fournisseur ne peut, ni en partie ni en totalité, céder l’entente sans le consentement préalable du Bureau. Après réception d’une demande du fournisseur à cette fin, le Bureau informe dans les meilleurs délais le fournisseur de sa décision.
b. La cession des présentes sans le consentement précité ne libère le fournisseur d’aucune des obligations que lui impose l’entente et n’impose aucune responsabilité au Bureau.
6.2 Engagement du Bureau :
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau et conclusion d’une entente, le Bureau ne s’engage pas à se procurer auprès du fournisseur un nombre prédéterminé d’articles ou de services, et que l’exclusivité avec le fournisseur n’est maintenue que sous réserve que celui-ci assure un service satisfaisant.
6.3 Politique générale du Bureau :
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, il s’engage à respecter les valeurs et principes du Bureau, particulièrement eu égard à sa mission.
6.4 Destruction des données :
Il est de la responsabilité du fournisseur de services de s’assurer de la sécurité des données fournies par le Bureau dans le cadre du présent contrat et de l’accès restreint à ces données. De plus, au terme du contrat d’entretien ou à la résiliation de celui-ci, il est essentiel que l’ensemble des données transmises au fournisseur de services soient totalement détruites
How to apply
Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées en format PDF à Maureen Boutier à l’adresse courriel suivante : [email protected].
Aucun renseignement ne sera donné par téléphone. Pour toutes demandes d’éclaircissements, veuillez-vous adresser par courriel à Maureen Boutier, à l’adresse susmentionnée.
La date limite pour la réception des soumissions est le 13 janvier 2023 (17h heure de Montréal).