Analyste d’achats du portefeuille

Job Description

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Contexte

Ancré dans le programme pays du PNUD (2021-2025), et s’appuyant sur les leçons de son portefeuille ODD16+ (2018-2023), ainsi que sur une analyse des vulnérabilités, de la dynamique des parties prenantes et des capacités, le PNUD, en collaboration avec ses partenaires nationaux, a développé un nouveau portefeuille, intitulé, “La gouvernance en tant que levier du développement socio-économique en Tunisie”. Il engagera les institutions, la société civile et le secteur privé à tirer parti d’une gouvernance redevable et efficace pour accélérer le développement socio-économique par le biais d’une approche intégrée basée sur les zones qui place les personnes au centre des solutions locales. L’intervention du portefeuille part du principe qu’une société juste, sans corruption, et où les personnes vulnérables sont incluses dans la recherche de solutions à travers des partenariats entre les institutions publiques, la société civile et le secteur privé, pourrait accélérer les progrès vers la Vision 2035 de la Tunisie et son Plan de développement national 2023-2025.

Afin de soutenir les efforts du gouvernement pour mettre en œuvre des réformes prévues et à maîtriser les défis susmentionnés, le portefeuille proposé vise à contribuer au développement durable en Tunisie, et cela à travers un appui aux résultats escomptés suivants :

• Effet 1 : La transparence et la redevabilité sont effectivement renforcées afin de prévenir la corruption aux niveaux local et national et de promouvoir la prestation équitable de services de qualité à la population.
• Effet 2 : Les droits des personnes vulnérables au développement local et à une vie décente sont garantis grâce à un accès inclusif aux services et aux opportunités économiques.
• Effet 3 : Les personnes ont accès à leurs droits et renforcent leur confiance dans des services de sécurité et de justice plus réactifs, centrés sur les personnes et respectueux des droits humains.
• Effet 4 : Données produites et analysées pour assurer une gestion adaptative, une programmation de qualité et un renforcement des résultats du programme.

Devoirs et responsabilités

L’analyste d’achats du Portefeuille aura pour mission de :

1.Appuyer la bonne mise en œuvre des processus d’achat et de passation de marché des activités du portefeuille en coordonnant avec les équipes dédiées et en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Procéder aux processus d’achat et passation de marché des activités du portefeuille en veillant au respect des procédures et normes du PNUD. Cela concerne notamment les passations de marchés complexes, subventions, services, fournitures, travaux etc.
• Prodiguer des conseils stratégiques aux équipes de projet dans l’élaboration des Termes de Références, identification de processus de passation de marché. Cela pourra passer par la réalisation d’une étude de marché, identification des critères de sélection, etc
• Elaborer, assurer la qualité, diffuser la documentation technique liée au processus d’achat et passation de marché en collaboration avec les équipes dédiées [service achat et équipe projet]. Cela concerne notamment les lignes directrices, appels d’offre, les documents de soumissions, termes de références relatifs aux services, achat équipement, prestaires, consultant[e]s etc
• Evaluer les candidatures et bonne mise en œuvre des processus de sélection [participation au panel, révision des documents, élaboration des Procès-verbaux etc] en mobilisant les outils et procédures du PNUD [Quantum etc].

2.Assurer la bonne contractualisation et coordination avec les fournisseurs et prestataires de services pour les activités du portefeuille

• Appuyer l’identification de fournisseurs et prestataires de services basés au sud selon les normes et procédures du PNUD
• Appuyer les fournisseurs et prestataires de services à maitriser et respecter les normes et procédures du PNUD pour candidater et être contractualisé [formation sur l’outil Quantum, explication documentation à fournir, obligation contractuelle etc]
• Diriger les négociations contractuelles et contribuer à la préparation des accords et des contrats et veiller à ce que les signatures et le démarrage se fassent en temps voulu.
• Appuyer la coordination avec les prestataires de service pour assurer le respect des délais ou toute autre tâche inhérente
• Surveiller les risques, anticiper les changements, régler les problèmes et assurer la gestion des activités du portefeuille [analyser le marché, l’offre, les prestataires, recommander des extensions ou/finalisation de contrat etc]
• Appuyer le suivi des engagements contractuels des prestataires de services, y compris assurer l’achèvement des services, évaluer les performances auprès des services compétents du PNUD

3.Appuyer la planification et mise en œuvre du portefeuille

• Suivre l’avancement des projets, appels d’offres, contrat en cours en collaboration avec les équipes dédiées
• Participer le cas échéant à lélaboration des plans d’achats annuels, rapports d’avancement, apprivoisement ou toute documentation jugée pertinente
• Coordonner étroitement avec le spécialiste de la coordination et de la planification, les CTPs, les ingénieurs et le responsable du financement du programme, en assurant l’alignement du solde budgétaire/donateur et le suivi des activités.
• Soutenir l’audit du portefeuille et les préparatifs de la diligence raisonnable, le cas échéant.

4.Appuyer le renforcement de capacités du bureau du PNUD Tunisie en matière de processus de passation de marché, d’achat ou tout domaine associé

• Collaborer de manière très étroite avec les assistants[e]s administratif[ves] des effets, les membres du services achat, les équipes de projets, et associé[e] de programme dans la préparation des dossiers et au respect des procédures dans la mise en œuvre des activités,
• Participer et/ou animer des sessions de formation/travail au profit de l’équipe du PNUD et le cas échéant aux partenaires sur les processus de passation de marché et d’achat
• Contribuer à la cartographie des processus d’achat et passation de marché du bureau de liaison et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard internes.
• Réaliser des études de marché pour se tenir au courant de son évolution, rechercher et analyser des données statistiques et des rapports de marché sur les produits de base dans le monde.
• Participer le cas échéant aux comités créés pour jouer un rôle consultatif, d’expert ou d’observateur dans le domaine des marchés publics ;

L’analyste d’achats du portefeuille sera appelé[e] à exécuter d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Dispositions institutionnelles

Dans ce cadre, et afin d’appuyer les processus d’achat et de passation de marché des activités du portefeuille, le PNUD Tunisie se propose de recruter un e analyste d’achats du portefeuille Il[elle] agira sous l’orientation stratégique et le conseil de la Représentante Résidente Adjointe et sous la supervision quotidienne de le.la Spécialiste en Coordination et Planification. Il[elle] travaillera également en collaboration avec les équipes techniques et les CTPs des Effets 1,2 et 3.

Qualifications minimales

Education

• Diplome universitaire superieur [Master ou equivalent] en gestion, management, finances, gestion de projet et/ou domaine équivalent est requis. OU
• Un diplôme de fin de premier cycle (Licence) avec 2 annees d’experience supplémentaires sera dument considere en lieu du diplôme universitaire superieur

Le CIPS niveau 3 est requis pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an.

Expérience dans le domaine

• Minimum 02 ans d’expérience professionnelle avec(Master) ou 4 ans (avec la licence) en gestion administrative, à un niveau national ou international et dans une ou plusieurs des différentes phases du cycle de passation de marchés [planification, conception du projet, passation des marchés, les appels d’offres, l’exécution ou le suivi du projet ou du contrat

Aptitudes et compétences requises

• Expérience et/ou connaissances pratique des outils de gestion et de suivi
• Maitrise des outils informatiques.
• Expérience/Maîtrise de la conception et de l’élaboration de rapports analytiques de haute qualité, d’analyse, d’évaluation, du matériel de formation, des présentations, etc.

Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées

• Une expérience pertinente dans le domaine des achats au sein d’une agence de développement ou une organisation internationale en Tunisie serait souhaitable
• Une expérience pertinente au sein du PNUD ou avec d’autres agences du Système des Nations Unies serait un atout

Langue[s] requise[s]

• Maîtrise de la langue arabe et française est exigée.
• Une connaissance de la langue anglaise est un avantage.

Compétences

Core

Obtenir des résultats :

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Penser de manière innovante :

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Apprenez continuellement:

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

S’adapter avec agilité :

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Agissez avec détermination :

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

S’engager et s’associer :

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Favoriser la diversité et l’inclusion :

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Compétences transversales et techniques

La thématique

Nom

Définition

Gestion d’entreprise

Orienté vers le client

• Capacité à réagir de manière appropriée avec un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à obtenir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre.
• Contribuer à l’élaboration d’une stratégie de service à la clientèle.
• Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients.
• Être capable d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.

Orientation commerciale et stratégie

System Thinking

• Capacité à utiliser une analyse objective des problèmes et à faire preuve de discernement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et pour examiner comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système.

Gestion d’entreprise

La gestion des opération

• Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’Organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux de la manière la plus efficace.
• Connaissance des concepts et mécanismes pertinents

Gestion d’entreprise

Communication

• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l’écrit qu’à l’oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction de l’auditoire.
• Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.

Gestion d’entreprise

Travaille en se basant sur des évidences

• Capacité à inspecter, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d’éclairer les conclusions et de soutenir la prise de décision.

Numérique & Innovation

Expérimentation

• Capacité à concevoir, exécuter et gérer des tests pour évaluer des idées, des solutions ou des interventions visant à relever des défis en matière de développement, à observer les effets et les implications (à l’échelle du système) et à en tirer des enseignements.
• Capacité à transformer les résultats des tests en recommandations, à les documenter et à les présenter de manière convaincante afin d’éclairer les améliorations ultérieures, les cycles de développement itératifs, la planification et la prise de décision.

How to apply

Analyste d’achats du Portefeuille – UNDP Careers (oraclecloud.com)