Agent d’approvisionnement et administratif pour le programme D.E.S.E.R.T

L’Agent d’Approvisionnement et Administratif, sous la coordination du Coordinateur du programme DESERT et en collaboration et coordination avec le département administratif de l’Agence au Niger (Administration pays) et de Ouagadougou (Coordination administrative régionale), sera chargé de :

• Établir et mettre en œuvre le plan d’approvisionnement du programme ;
• Organiser et préparer les appels d’offres et appels à propositions en conformité avec la loi italienne sur les marchés publics (entre autres en matière de: CIG, RUP, Determina a contrarre), ainsi que le Guide Pratique des Procédures Contractuelles pour les Actions Extérieures de I’UE (PRAG) ;
• Donner un appui à la définition des termes de référence des appels d’offres et des appels à proposition en collaboration avec le coordinateur du programme ;
• Participation aux commissions d’évaluation dans le processus d’attribution des appels d’offres et des appels à proposition ;
• Préparer toute documentation relative aux contrats et accords établis dans le cadre du projet ;
• Assurer la mise en œuvre de tous les contrats et accords, en veillant à leur conformité avec la législation nationale et les procédures AICS et de coopération déléguée avec l’UE ;
• Assurer la mise en œuvre administrative et financière des fonds du programme en assurant la conformité avec la législation nationale et les procédures AICS et de coopération déléguée avec l’UE, et en vérifiant la mise à jour de la comptabilité sur les systèmes comptables de l’Agence (GeCoDelUE, SIGOV, Excel), en veillant de même au correcte archivage physique des documents comptables et administratifs ;
• Préparer les rapports financiers intermédiaires et finaux ;
• Préparer les déclarations financières des dépenses du projet pour la « Déclaration de Gestion » annuelle ;
• Coordonner les dépenses et s’assurer du suivi, de l’état d’avancement budgétaire et de la planification annuel et mise à jour mensuel du prévisionnel ;
• Préparer les demandes de paiement à soumettre à la Délégation de I’UE ;
• Mettre à jour les inventaires des biens achetés dans le cadre du Programme et préparer les documents de don aux partenaires;
• Préparer et suivre les audits avec l’appui du Coordinateur du Projet lors des audits interne et externe;
• Vérifier les rapports techniques et financiers, intermédiaires et finaux, des ONG bénéficiaires des subventions et suivre l’octroi des tranches de paiements ; garantir l’effectivité du système de contrôle périodique pour la vérification des dépenses effectuées ;
• Effectuer toutes les démarches administratives liées à l’embauche, la modification ou la résiliation des contrats de travail du staff national et prestataires de service conformément aux lois locales du travail en les informant sur leurs droits ;
• Rendre compte des activités réalisées au Coordinateur du programme, et à l’administrateur/trice pays à travers l’élaboration de rapports périodiques sur l’état d’avancement financier du programme ;
• S’acquitter d’autres tâches au besoin et nécessaire à la bonne mise en œuvre du programme et qui peuvent être nécessaires pour le bureau AICS de Niamey, en accord avec le Directeur de AICS Ouagadougou.

Critères essentiels

Le personnel à recruter doit satisfaire, au moment de l’expiration de l’avis de l’offre, aux exigences essentielles suivantes :

a) N’avoir pas un âge supérieur à celui prévu par la législation locale pour la mise à la retraite au moment de la signature du contrat ;

b) Avoir l’aptitude physique à l’emploi ;
c) Avoir obtenu une Maitrise (Bac +5) dans les domaines d’intérêt (administration publique, droit, économie, sciences politiques ou dans un domaine d’études similaire) ;
d) Excellente connaissance de la langue italienne (si ce n’est pas la langue maternelle,
niveau C2 du Cadre Européen Commun de référence pour les langues)
e) Connaissance du français écrit et oral au niveau C1 du Cadre Européen Commun de référence pour les langues ;
f) Bonne maitrise des principaux outils informatiques;
g) Expérience avérée d’au moins trois (03) ans dans la gestion des procédures d’acquisition de biens, de services et de travaux (PRAG, code italien des marchés publics) ;
h) Expérience avérée d’au moins cinq (05) ans dans la gestion administrative comptable et financière des projets et/ou programmes de développement.
i) Expérience avérée d’au moins trois (03) ans dans la vérification et élaboration de rapports financiers, élaboration et gestion de plans financiers n’avoir pas reçu, au cours des trois (3) années précédant la date d’expiration de l’avis, un jugement d’insuffisance dans l’évaluation du travail presté, dans le cadre de contrats de travail signés avec des sièges AICS autres que le Siège AICS de Ouagadougou ;

2.2 Critères préférentiels

• Connaissance des procédures internes de l’AICS relatives à la gestion administrative et comptable et aux besoins administratifs de l’Agence Italienne pour la Coopération au Développement;
• Expérience dans la gestion des Convention de Délégation avec l’UE et la gestion des fonds de l’UE ;
• Expérience professionnelle dans la préparation et la gestion d’appels d’offres de l’Union Européenne ;
• Diplômes d’études supérieures (Master-Doctorat) en sciences juridiques et administratives ;
• Cours spécialisés en matière de coopération internationale ;
• Expérience professionnelle d’au moins 5 (cinq) ans dans des agences de coopération, des organisations internationales ONU et des OSC en Afrique subsaharienne ou dans des pays francophones ;
• Expérience antérieure dans la région du Sahel.