Administrative Project Officer

CONTESTO

La strategia CESVI in Italia prevede l’espansione di progetti e programmi nel territorio nazionale con l’introduzione di nuovi partner e finanziatori.

In particolare CESVI è impegnato nei settori della prevenzione del maltrattamento infantile, dell’inclusione socio-economica di giovani e dell’educazione alla cittadinanza attiva. I progetti in questi ambiti sono e saranno finanziati da donatori istituzionali e fondazioni che richiedono standard elevati in termini di rendicontazione.

CESVI ha inoltre sviluppato un filone di intervento a servizio di aziende che intendono conseguire obiettivi filantropici sul territorio nazionale, con programmi di cascading grant in cui CESVI svolge il ruolo di intermediario, occupandosi della selezione, monitoraggio e rendicontazione dei progetti per conto di grandi donatori, pubblici e privati.

JOB DESCRIPTION
La collaborazione inizierà a dicembre 2023.
Sede di lavoro: remoto / domicilio, con la possibilità di effettuare spostamenti sul territorio nazionale quando richiesto.
La funzione risponde all’Area Manager Italia (AM) e lavorerà in stretto contatto con l’Area Administrative Coordinator Italia (AAC).

Il/La Administrative Project Officer si occuperà di implementare un adeguato sistema di gestione amministrativa, finanziaria e di rendicontazione dei progetti realizzati da CESVI (in qualità di capofila o partner, a seconda dei progetti) e da organizzazioni non profit (ONP)/partner sul territorio italiano con cui CESVI collabora.

Nello specifico si occuperà di:

Monitoraggio finanziario e amministrativo dei progetti

• Aggiornare mensilmente la contabilità di progetto e gli strumenti di previsione di spesa per i progetti assegnati, in collaborazione con i Project/Programme Manager/Officer (PM/PO) di riferimento e coordinandosi con la AAC.
• Assicurare una corretta e puntuale allocazione delle spese in coordinazione con PM/PO.
• Monitorare l’andamento economico-finanziario dei progetti.
• Supportare la AAC nella tenuta delle scritture di contabilità generale e di commessa, se richiesto (registrazione invii fondi, fatture, ecc..).
• Assistere i PM nella preparazione del Procurement Plan di progetto e il suo aggiornamento; nelle procedure d’acquisto; nella predisposizione e/o controllo delle richieste fondi da parte dei partner.

Preparazione e gestione delle rendicontazioni

• Verificare i costi a carico di CESVI (e di eventuali partner) e predisporre i file di rendiconto finanziario e la documentazione a supporto per conseguente invio ai donatori o ai capofila dei progetti in partenariato nel rispetto delle scadenze e delle regole di rendicontazione.
• Predisporre e archiviare la documentazione finanziaria ai fini delle rendicontazioni intermedie o finali di progetti e/o programmi di CESVI (e di suoi eventuali partner).
• Supportare la preparazione della documentazione necessaria agli eventuali audit di progetto in coordinamento con la AAC.

Relazione con ONP/partner

• Partecipare agli incontri di aggiornamento tecnico-finanziario con le varie organizzazioni partner coinvolte, rispondendo alle varie richieste amministrativo sottoposte dalle ONP.
• Svolgere, se necessario, missioni di monitoraggio amministrativo-finanziario presso le sedi dei partner di progetto.

Supporto nella stesura dei budget di nuove proposte progettuali

• Approfondire le linee guida dei donatori in fase di presentazione di proposte progettuali.
• Supportare i PM/PO nella stesura dei budget di progetto in presentazione.

Requisiti essenziali

• Diploma di Laurea Magistrale o titolo superiore in Economia, Scienze Politiche o equivalente.
• Almeno 3 anni di esperienza nella gestione finanziaria e amministrativa di progetti in ambito sociale e/o educativo in Italia, finanziati da nazionali e internazionali, pubblici e privati: dallo sviluppo del budget per nuove proposte e bandi, al monitoraggio finanziario e follow up, al reporting interno ed esterno, alla gestione dei partner dal punto di vista finanziario e amministrativo.
• Buona conoscenza delle principali norme amministrative, regole e piattaforme di rendicontazione dei principali finanziatori istituzionali nazionali e internazionali (a titolo di esempio: Agenzia per la Coesione Territoriale, Agenzia Italiana per la Cooperazione Internazionale, DG DEVCO/INTPA, DG JUSTICE, Ministero dell’Interno (FAMI), AMIF DG HOME, ecc.).
• Buona conoscenza delle principali norme amministrative, regole e piattaforme di rendicontazione di fondazioni, aziende e altri grandi donatori privati (A titolo di esempio: Fondazione Cariplo, Con i Bambini Impresa Sociale, Fondazione Cassa Depositi e Prestiti, ecc.).
• Forte capacità di budgeting e gestione finanziaria, in particolare forte padronanza di strumenti di previsione, monitoraggio finanziario e follow-up.
• Buona capacità nell’organizzazione di documentazione di supporto (contratti, timesheet, TdR, relazioni di missione, carte d’imbarco, preventivi, logbook, ecc.) relativamente alle spese e dichiarazioni richieste dai donatori o capofila.
• Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo, capacità di analisi rapida di questioni complesse e problem solving.
• Capacità di gestire il carico di lavoro e lo stress.
• Buone capacità interpersonali, comunicazione e facilità nel dialogare e collaborare con un team dislocato in località differenti sul territorio italiano.
• Ottime competenze informatiche (pacchetto Office -in particolare Excel-, contabilità).
  Buona capacità di comunicazione e scrittura in inglese

Requisiti desiderabili

• Pregressa esperienza nella gestione di audit di progetto.
• Domicilio a Bergamo o Provincia

Altre informazioni

1. Durata della collaborazione: 12 mesi rinnovabile
2. Tipo di contratto: contratto di collaborazione coordinata e continuativa
3. Range salariale: 2.200 – 2.300€ lordo/ mese
4. Assicurazione sanitaria integrativa

SAFEGUARDING

CESVI applica una politica di tolleranza zero contro ogni forma di abuso, sfruttamento e/o danno arrecato a un bambino o a un adulto vulnerabile da parte di membri dello staff o dai partner dell’Organizzazione.

L’impegno di CESVI ad essere un’organizzazione sicura inizia con il processo di selezione del personale che prevede controlli meticolosi, quali il controllo del casellario giudiziale o la verifica di condanne precedenti. Questa procedura è finalizzata a garantire la protezione di bambini e di persone vulnerabili e la prevenzione di qualsiasi forma di abuso. Tali verifiche costituiscono parte integrante del processo di selezione del personale.

TU 81-08

CESVI presta particolare attenzione alla salvaguardia della salute di tutte le risorse umane dell’Organizzazione e dunque a tutela del collaboratore è prevista, prima della partenza, la valutazione di idoneità alla posizione per ciascuna missione. Tale valutazione sarà a carico del medico competente dell’Organizzazione.

A causa dell’elevato numero di candidature ricevute, non ci è possibile dare un riscontro a tutti i candidati.

Solo i profili che rientrano in shortlist e contattati per un primo colloquio verranno aggiornati sullo stato della loro candidatura.