Administrative Program Associate / Asociado Administrativo del Programa

  • Contractor
  • Remote
  • TBD USD / Year
  • Internews Network profile




  • Job applications may no longer being accepted for this opportunity.


Internews Network

ABOUT THE OPPORTUNITY

The Administrative Program Associate provides administrative and technical support for the implementation of the Conservando Juntos (Conservation Together) project being carried out in the Western Amazon region by Internews’ Americas Program Management Unit (PMU) in collaboration with Internews’ Earth Journalism Network (EJN). The position will provide support for day-to-day project activities, and perform other tasks as needed.

LOGISTICS

This is a remote-based position, and preference will be given to candidates in one of the project’s focal countries: Brazil, Colombia, Ecuador or Perú. All remote candidates will be considered. However, you must have work authorization in your location that does not require sponsorship from Internews. Additionally, there are locations in which Internews is not able to support fully remote work.

Wherever possible, we work to try to find solutions for international hiring that work for both the company and the candidate. This means that some fo the particulars around the offer for a role will be dependent on several factors, and that the benefits and salary structure that apply to a position will ultimately be based upon the candidate’s location and where the role is hired.

This is a term position, with an expected term of 12 months. This position may be extended. Applications will be reviewed on a rolling basis, so candidates are encouraged to apply soon.

OUR COMMITMENT TO FOSTERING A CULTURE OF BELONGING

We are an organization of dynamic, mission-driven individuals who are passionate about our core values and about supporting positive change in the world. We pride ourselves on our commitment to innovation and flexibility. We believe that diverse teams are strong teams and work to support an ethic of belonging, dignity, and justice for all people. Our current team includes a mix of genders, parents and non-parents, and people of multiple races, nationalities, ages, sexual orientations and socioeconomic backgrounds. We are an EEO employer and encourage candidates of all races, genders, ages, orientations, ethnicities, and national origins to apply, and welcome those with alternative backgrounds and experiences.

DAY-TO-DAY TASKS will include:

  • Track program expenditures against budget, forecasting for planned expenditures throughout the project lifecycle; produce expense reports and submit vouchers;
  • Assist the Project Manager and team with project oversight, including financial tracking and progress towards program deliverables;
  • Track grant-related administration such as travel plans, personal service contracts, and service contracts;
  • Facilitate partner disbursements with support from project staff accounting;
  • Responsible for timely and accurate financial reporting of the Program to be revised by the Project Manager and Internews’ financial team prior to submission to WCS;
  • Prepare invoices, wire transfer requests, expense reimbursements, and payment requests, and complete monthly credit card financial reconciliations;
  • Assist in preparation of proposals/reports/budgets; write, edit, proof, revise and assemble finished materials;
  • Maintain project documentation (administrative and financial) and keep track of schedules of project development, field reports, and follow-communications;
  • Communicate and coordinate with project management and teams, responding to financial questions and providing mentoring and assistance as needed; support the Senior Business Operations Officer, based in the United States.
  • Support Program Staff with key administrative tasks as requested such as events and meetings, including coordinating agendas and travel logistics, correspondence and procurement;
  • Support budget holders to draft their activity budgets, budget monitoring, and progress reports with direction from manager;
  • Responsible for equipment and software pricing, procurement, insurance and shipping to field offices;
  • Attend meetings upon request;
  • Other duties as assigned; and
  • In all duties, demonstrate an understanding of and commitment to upholding Internews’ Core Values.

QUALIFICATIONS WE’RE LOOKING FOR

  • One to three years development project experience, including field experience, OR a relevant university degree in administration, international relations, or related field
  • Superior analytical and writing ability for proposal development
  • Excellent oral communication and presentation skills
  • Experience with MS Excel and word
  • Experience making complex travel arrangements
  • Proven organizational skills, with attention to detail
  • Proven ability to multi-task and prioritize with a shifting workload
  • Proven ability to operate effectively in a multicultural environment and work effectively within a team
  • Experience preparing expense reports and budgets
  • English and Spanish proficiency

This position is being offered and hired by Internews Network. Benefits will be consistent with Internews Network’s offerings and will be reviewed during the hiring process. Additional information can be found on our Benefits page.

Internews Network is an EEO/AAP/OFCCP employer. Every qualified applicant will be considered for employment. Internews does not discriminate based on race, gender, gender identity or orientation, genetic information, age, national origin, marital status, disability status, political ideology, military or protected veteran status, or any other characteristics protected by applicable law.

SOBRE LA OPORTUNIDAD

El Asociado Administrativo del Programa proporciona apoyo administrativo y técnico para la implementación del Proyecto Conservando Juntos que se está llevando a cabo en la región de la Amazonía Occidental por la Unidad de Gestión de Proyectos (PMU) de las Américas de Internews en colaboración con el Earth Journalism Network (EJN) de Internews. El puesto proporcionará apoyo a las actividades diarias del proyecto y realizará otras tareas según sea necesario.

LOGÍSTICA

Esta es una posición remota, con preferencia para los candidatos basados en Ecuador, Colombia, Perú o Brasil. Todos los candidatos remotos en estos lugares serán considerados. Sin embargo, debe tener una autorización de trabajo en su ubicación que no requiera el patrocinio de Internews. Además, hay lugares en los que Internews no puede apoyar el trabajo totalmente remoto.

En la medida de lo posible, tratamos de encontrar soluciones para la contratación internacional que funcionen tanto para la empresa como para el candidato. Esto significa que algunos de los detalles de la oferta para un puesto dependerán de varios factores, y que los beneficios y la estructura salarial que se aplican a un puesto se basarán en última instancia en la ubicación del candidato y en el lugar donde se contrata el puesto.

Esta es una posición a plazo tiene una fecha de finalización del 30 de mayo de 2026. Las solicitudes se revisarán de forma continua, por lo que los candidatos deben presentar su solicitud pronto.

NUESTRO COMPROMISO DE FOMENTAR UNA CULTURA DE PERTENENCIA

Somos una organización de personas dinámicas, impulsadas por su misión y apasionadas por nuestros valores fundamentales para apoyar el cambio positivo en el mundo. Estamos orgullosos de nuestro compromiso con la innovación y la flexibilidad. Creemos en los equipos diversos, pues son equipos fuertes y trabajan para apoyar una ética de pertenencia, dignidad y justicia para todas las personas. Nuestro equipo actual incluye una mezcla de géneros, con o sin cargas familiares (i.e. hijos/as) y personas de diversas etnicidades, nacionalidades, edades, orientaciones sexuales y orígenes socioeconómicos. Somos un empleador EEO y animamos a todas las personas de todas las razas, géneros, edades, orientaciones, etnias y orígenes a que postulen, nos encantaría conocer a personas con diferentes orígenes y experiencias alternativas.

TAREAS DIARIAS incluirán:

  • Hacer el seguimiento de los gastos del programa en relación con el presupuesto, anticipando los gastos previstos a lo largo del ciclo de vida del proyecto; elaborar informes de gastos y presentar comprobantes;
  • Asistir al gerente del proyecto y al equipo en la supervisión del proyecto, incluido el seguimiento financiero y el progreso hacia los entregables del programa;
  • Brindar soporto y realizar el seguimiento administrativo en torno a la subvención, como los planes de viaje, los contratos de servicios personales y los contratos de servicios;
  • Facilitar los desembolsos hacia los socios con el apoyo del personal del proyecto y el área de contabilidad;
  • Responsabilizarse de la presentación de informes financieros oportunos y precisos del programa, que serán revisados por el gerente de proyecto y el equipo financiero de Internews antes de su presentación a WCS;
  • Preparar facturas, solicitudes de transferencias bancarias, reembolsos de gastos y solicitudes de pago, y completar las conciliaciones financieras mensuales de las tarjetas de crédito;
  • Ayudar en la preparación de propuestas/informes/presupuestos; redactar, editar, corregir, revisar y subir los materiales acabados;
  • Mantener la documentación del proyecto (administrativa y financiera) y hacer un seguimiento de los calendarios de desarrollo del proyecto, los informes de campo y dar seguimiento a las comunicaciones;
  • Comunicar y coordinar con la dirección y los equipos del proyecto y apoyar al Oficial Superior de Operaciones Comerciales, con sede en los Estados Unidos.
  • Responder las preguntas financieras y proporcionar tutoría y asistencia según sea necesario al equipo y socios del proyecto;
  • Apoyar al personal del programa en las tareas administrativas clave que se le soliciten, como eventos y reuniones, incluida la coordinación de agendas y logística de viajes, correspondencia y adquisiciones;
  • Apoyar a los responsables del presupuesto en la elaboración de los presupuestos de sus actividades, el seguimiento del presupuesto y los informes de progreso con la dirección del gerente;
  • Responsable de la fijación de precios de los equipos y programas informáticos, su adquisición, el seguro y el envío a las oficinas sobre el terreno
  • Comprensión de los valores fundamentales de Internews y compromiso demostrado con ellos;
  • Asistir a las reuniones que se soliciten;
  • Otras tareas que se le asignen.

CALIFICACIONES

Se requiere:

  • De 1 a 3 años de experiencia en proyectos de desarrollo, incluida la experiencia sobre el terreno, o un título universitario pertinente en administración, relaciones internacionales o un campo relacionado.
  • Capacidad superior de análisis y redacción para el desarrollo de propuestas
  • Excelentes habilidades de comunicación oral y de presentación
  • Experiencia con MS Excel y Word
  • Experiencia en la organización de viajes complejos
  • Capacidad de organización demostrada, con atención al detalle
  • Capacidad demostrada para realizar varias tareas y establecer prioridades con una carga de trabajo cambiante
  • Capacidad demostrada para operar eficazmente en un entorno multicultural y trabajar eficazmente en equipo
  • Experiencia en la preparación de informes de gastos y presupuestos
  • Dominio del inglés y del español

Preferido

Nota: Se anima a los candidatos que no tengan estas cualificaiones preferdias, pero que estén interesados y dispuestos a aprendar, a que presenten su solicitud.

  • Experiencia en gestión financiera y familiaridad con las normas y reglamentos de USAID
  • Experiencia en la planificación de eventos y/o en la organización
  • Se prefiere el dominio del portugués

Este puesto lo ofrece y contrata Internews Network. Los beneficios serán consistentes con las ofertas de Internews Network y se revisarán durante el proceso de contratación. Puede encontrar información adicional en nuestra página de Beneficios.

Internews Network es un empleador EEO/AAP/OFCCP. Todos los solicitantes calificados serán considerados para el empleo. Internews no discrimina por motivos de raza, género, identidad u orientación de género, información genética, edad, origen nacional, estado civil, estado de discapacidad, ideología política, condición de veterano militar o protegido, o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

How to apply

To apply, please submit CV and optionally a cover letter via our Careers page.


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