Administration Officer – National – Mali

Organisation

iMMAP est une organisation non gouvernementale internationale qui offre des services de gestion de l’information aux organisations humanitaires et de développement. Par la gestion de l’information, iMMAP aide ses partenaires à cibler l’aide destinée aux populations les plus vulnérables. Le cœur de notre philosophie repose sur l’idée que de meilleures données amènent à de meilleures décisions et à de meilleurs résultats. Le soutien essentiel d’iMMAP aux chaînes de valeur de l’information aide à résoudre les défis opérationnels et stratégiques de nos partenaires dans les contextes d’urgence et de développement en permettant une prise de décision fondée sur des preuves pour de meilleurs résultats.

Contexte

iMMAP lance un nouveau projet au Mali visant à fournir un soutien à la gestion de l’information par le biais de différentes activités qui, ensemble, amélioreront la compréhension des besoins humanitaires ainsi que le suivi et la coordination de la réponse humanitaire.

Pour ce projet, iMMAP recherche un/une Administration Officer basé à Bamako sous la responsabilité du/de la Project Manager. Il/Elle fournira un soutien logistique, financier et administratif au bureau d’iMMAP au Mali afin de garantir que les activités sont gérées de manière efficace et efficiente.

Description des tâches

Appuyer la mise en oeuvre des procédures administratives et logistiques d’iMMAP au Mali

• Fournir un soutien de secrétariat pour la rédaction de lettres officielles et la traduction (si besoin) pour les documents légers opérationnels, techniques, juridiques et administratifs incluant les lettres, les avis, les rapports…..
• S’assurer que les procédures logistiques sont conformes aux exigences, règlements et politiques globales d’iMMAP pendant toutes les phases du projet ;
• Mettre à jour la liste des contacts iMMAP sur une base mensuelle.
• Effectuer les paiements en espèces selon les instructions de son responsable, une fois que toutes les procédures de validation appropriées ont été suivies.
• Copier les factures pour archiver la comptabilité mensuelle.
• Assurer la comptabilité et le suivi budgétaire du projet avec l’aide du chef de projet
• Prendre en charge l’organisation des voyages du personnel international et des visiteurs en réservant tous les taxis, les hôtels et les vols en temps voulu et en faisant circuler en interne le document de suivi comprenant les numéros de téléphone des visiteurs. Coordonner le transport aller-retour et l’hébergement (hôtel, appartement, maison) du personnel et des invités.
• Aider à l’archivage de tous les documents relatifs à l’administration, aux RH et aux finances et être particulièrement responsable de l’archivage des documents comptables et de leur transfert au siège selon les instructions de son responsable.

Gestion de la trésorerie et des actifs

• Gérer le processus global de liquidité du projet afin de s’assurer que des fonds adéquats sont disponibles pour répondre aux exigences et aux obligations de décaissement des sous-récipiendaires ;
• Examiner les rapprochements bancaires mensuels ;
• S’assurer que le registre des actifs est tenu à jour.

Assurer la liaison avec les autorités maliennes pour les procédures administratives et juridiques, en coopération avec le représentant légal d’iMMAP.

• Assister dans toutes les procédures administratives, y compris sur tous les documents et processus d’enregistrement auprès des autorités compétentes, en coopération avec le représentant légal d’iMMAP.
• Procéder à tous les paiements légaux pour le bureau malien en temps voulu et selon les instructions de son responsable.
• Suivre la procédure pour toutes les exigences légales pour le personnel international (visa, permis de travail) et les visiteurs avec le représentant légal d’iMMAP.

Autre

• Autres tâches pertinentes assignées par le/la Project Manager

Requirements

Etudes

• University an Institute degree in business administration, finance or relevant field

Expérience

• Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration ou domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
• Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire dans une autre ONGI;

Soft skills

• Souplesse et capacité d’adaptation à toute situation.
• Capacité à traduire du français à l’ anglais et de l’anglais au français
• Capacité à travailler de manière indépendante sous pression et pendant de longues heures.
• Excellentes habitudes de travail et volonté de travailler dans un environnement multiculturel.
• Excellent sens de l’organisation, y compris des capacités avérées en matière d’administration, de finances et de logistique.
• Excellentes aptitudes à la communication, y compris la rédaction de documents ;

Programmes

• Excellentes compétences informatiques sous Windows et Microsoft Office, en particulier MS Excel et MS Access.

Langues

• La maîtrise du français et du bambara est requise
• La maîtrise de l’anglaiset d’autres langues locales est souhaitable

Principes directeurs

Le personnel doit se conduire de manière professionnelle et respecter les lois locales, les coutumes et les politiques, procédures et valeurs d’iMMAP à tout moment et dans tous les pays.

iMMAP a une tolérance zéro pour le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, la traite des êtres humains, la maltraitance et l’exploitation des enfants. Toute violation de ces principes et politiques sera considérée comme une faute grave.

iMMAP est un employeur garantissant l’égalité des chances, quelle que soit l’origine.