ADMINISTRATEUR DE BASE (H/F)

WeWorld-GVC est une organisation laïque et indépendante italienne active depuis 1971 dans la coopération internationale et l’aide humanitaire. Présent dans 29 pays avec 128 projets, WeWorld-GVC intervient dans les domaines d’assistance suivants: droits de l’homme (égalité de genre, prévention et lutte contre la violence à l’égard des enfants et des femmes, migration), aide humanitaire (prévention, secours d’urgence et réhabilitation), sécurité alimentaire, accès à l’eau, assainissement et hygiène, éducation, citoyenneté mondiale et volontariat international. WeWorld-GVC travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d’améliorer la vie quotidienne des personnes en situation d’urgence et pour garantir une vie digne, des opportunités et un avenir meilleur grâce à des programmes de développement humain et économique, dans le cadre de l’Agenda 2030. WeWorld-GVC est présent au Burkina Faso depuis 1985 et depuis 2016 dans la région du Sahel, dans le domaine de l’assistance alimentaire pour des interventions de sécurité alimentaire et filets sociaux, et ensuite de protection.

Rejoindre l’équipe WeWorld-GVC, c’est faire partie du développement d’une organisation dynamique où la contribution de chaque membre du personnel est valorisée, travaillant ensemble vers la réalisation collective d’objectifs et de vision partagés.

Plus d’informations disponibles sur le site https://www.weworld.it/

CONDITIONS DE TRAVAIL ET REMUNERATION

Lieu d’affectation : Djibo

Type de contrat : CDD de droit burkinabè de 6 mois, renouvelable incluant 2 mois de période d’essai.

Date de prise de service souhaitée : Au plus tôt (sous réserve de financement)

Rémunération globale : A définir en fonction du profil du candidat. Prise en charge d’assurance maladie couvrant l’employé (e), son conjoint et ses enfants mineurs.

Descriptif du poste

Sous la responsabilité hiérarchique du Chef de Base et technique de l’Admin Ouaga, l’Administrateur de base est en charge de la bonne gestion financière et administrative, ainsi que du contrôle interne de sa base en vue d’y produire régulièrement et dans les délais, des informations fiables et transparentes. Il s’assure donc de la conformité des procédures engagées avec le manuel des procédure administratives, financières et comptables tout comme les règlements et lois en vigueur au Burkina Faso ainsi que les règlements des bailleurs. Il/Elle supervise avec rigueur la comptabilité, la gestion administrative et budgétaire ainsi que la trésorerie de sa base. Il/Elle collabore avec les chefs de projets. Il est donc responsable du respect des systèmes et procédures administratifs, comptables et financiers.

PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITES EXCERCEES

Mission 1 : Gestion financière, comptable, budgétaire et de trésorerie

• Veiller au respect des procédures et outils permettant d’assurer la gestion financière et comptable de la base ;
• Assurer le monitoring financier et la bonne qualité de la comptabilité ;
• Consolider, contrôler et clôturer mensuellement la comptabilité de base ;
• Assurer l’exactitude des allocations comptables et financières ;
• Assurer la transmission des données comptables à la coordination dans les délais ;
• Participer avec les chefs de projet a une revue mensuelle des budgets, suivi budgétaire et prévisionnelle des dépenses, analyse de la situation financière ;
• Veiller à avoir un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement des activités (suivi du solde en caisse effectuer des contrôles inopinés de caisse, suivi hebdomadaire des avances ouvertes) ;
• Assurer le respect strict des règles fiscales sur sa base comptable ;
• Analyser des écarts et actions correctives sur les pièces justificatives ;
• Assurer le suivi des avances opérationnelles aux personnels et aux partenaires ;
• Encadrer et soutenir, selon délégation, les équipes partenaires locaux ;
• Participer au suivi des audits financiers externes ;
• Veiller à la mise en place d’un système d’archivage garantissant la sécurité des dossier administratifs et financiers.

Mission 2 : Gestion du personnel

• Elaborer/mettre à jour les fiches de postes des membres de son équipe et les feuille de route ;
• Réaliser les évaluations périodiques/annuelles des membres de son équipe ;
• Assurer l’animation d’équipe à travers des réunions hebdomadaires ;
• Assurer le renforcement de capacités de son équipe ;
• Assurer le suivi des feuilles de temps du staff (Time Sheet) ;
• Prévenir et gérer les conflits.

Mission 3 : Contrôle interne

• Connaitre et appliquer les politiques de gestion des risques opérationnels (séances de sensibilisation, signalement de tout incident, suspicion ou violation de ces politiques, appliquer les consignes de sécurité) ;
• Assurer la gestion correcte des achats et le suivi/respect des procédures d’engagement des dépenses ;
• Assurer la validité et l’adéquation des justificatifs ;
• Assurer le suivi du contrôle interne et l’optimisation des fonds mis à disposition des partenaires ;
• Assurer le suivi et l’archivage des certificats de don.

Mission 4 : Gestion administrative générale

• Préparer les réunions de site mensuelles et assurer la diffusion du compte rendu à la demande du Chef de Base
• Assurer la diffusion au niveau base et terrain de toutes nouvelles notes administratives et/ou financières ;
• Participer à la gestion administrative des ressources humaines de la zone d’intervention ;
• Assurer sur délégation du Chef de Base, la supervision des projets de la région en appui aux Chefs de projets et Coordinateur programme.

Mission 5 : Gestion de la sécurité

• Analyser et veiller sur la situation sécuritaire dans la zone d’intervention en lien avec le Chef de Base

PROFIL REQUIS POUR LE POSTE

Qualifications et expérience professionnelle

• Avoir au moins un BAC+4 ou équivalent en finance/comptabilité/contrôle de gestion ;
• Avoir au moins deux ans d’expérience dans un poste de même type ou dans le secteur humanitaire ;
• Excellentes compétences financières et analytiques ;
• Excellentes compétences rédactionnelles et de communication ;
• Bonne connaissance des procédures bailleurs de fonds (ECHO, UE/DEVCO, UN-PAM) ;
• Bonne maitrise du Paquet Office, notamment Excel ;
• Connaissance de logiciels de gestion comptable.

Compétences personnelles

• Faire preuve de disponibilité et adaptation, esprit d’équipe, proactivité ;
• Sens de la rigueur ;
• Savoir faire preuve d’autonomie ;
• Savoir gérer le temps et ses priorités ;
• Faire preuve d’intégrité et d’éthique dans le travail ;
• Savoir répondre de manière constructive a ses interlocuteurs ;
• Avoir des capacités de négociation et de gestion de conflits.

Compétences souhaitables

• Expérience de travail avec des ONGI dans la Région du Sahel.