Adjoint Administratif

Direction de la Politique Territoriale, de la Coordination des Projets

Archives Médicales-Vaguemestre

• LE(S) LIEN(S) HIERARCHIQUE(S)
• Directeur Adjoint des Projets, de la Politique Territoriale, des Affaires Financières et du Système d’Information
• Attachée chargée des coopérations territoriales, coordination du Projet d’Etablissement, Instances, Communication et Ressources documentaires
• Adjoint des cadres du secteur
• LES LIENS FONCTIONNELS
• Secteurs de l’établissement
• Directions fonctionnelles notamment la Direction des Usagers, Poste à temps plein
• Temps de travail moyen de 7h40 par jour
• Alternance sur les fonctions de gestionnaire d’archives et de vaguemestre selon un planning établi
• Assurer la continuité des services avec le collègue
• Manutention et port de charges, avec matériel adapté
• Ordre de mission permanent pour assurer la tournée du vaguemestre

Définition

Au sein du pôle administratif, le service des Archives Centrales Médicales est chargé de collecter, classer, conserver, rechercher et communiquer les dossiers médicaux et administratifs des usagers aux professionnels demandeurs en appliquant des procédures, protocoles, consignes spécifiques à l’archivage des dossiers médicaux des établissements de santé.

Mission

Mettre en œuvre les tâches dévolues au service, en binôme, par l’exécution des activités ci-dessous, dans le respect de règles professionnelles et sous la responsabilité de l’adjoint des cadres et de l’attachée d’administration hospitalière.

Activités

• Organisation de la collecte, de la conservation et de la communication des dossiers médicaux, en liaison avec les secrétariats médicaux et la Direction des Usagers
• Contrôle des délais de conservation et des conditions de stockage
• Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d’informations
• Tri, classement et inventaire des archives (dossiers, documents..) historiques et organisation des destructions en lien avec le service des Archives Départementales
• Information et conseil auprès des secrétariats médicaux

Définition

Au sein du pôle administratif, les professionnels du service vaguemestre sont accrédités par le directeur de l’établissement de santé pour prendre auprès des services postaux les mandats, lettres et colis, recommandés ou non, qui sont adressés par et aux usagers et professionnels de l’établissement.

Mission

Traiter le courrier interne et externe à l’arrivée et au départ de l’hôpital. Afin d’assurer la collecte et la distribution du courrier, le vaguemestre réalise une tournée interne et des courses programmées vers différents sites (Trésorerie, CHU, MDA, DSA et Centre Roger Misès).

Activités

• Gestion du courrier externe :
• Réceptionner auprès des services postaux, trier et distribuer le courrier dans les différents services
• Affranchir et mettre à disposition des services postaux le courrier et les colis
• Gestion du courrier interne
• Gestion des courriers en recommandé
• Envoyer et recevoir le courrier en recommandé
• Remplir le registre des recommandés

Savoir-Faire

• Organiser et prioriser ses activités
• Garantir la qualité des flux entrants et sortants
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Connaître le fonctionnement de l’établissement
• Connaître les éléments de réglementation de son champ d’activité
• Savoir s’adapter à son environnement et à ses outils métiers (réactivité et autonomie)
• Utiliser les outils et logiciels métier
• Définir/adapter et utiliser le plan de classement et d’archivage
• Identifier les fonds d’archives à collecter
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents
• Analyser une demande (d’information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnelle
• Informer dans son domaine de compétences
• Utiliser les techniques gestes et postures/ manutention et les matériels mis à disposition

Savoir-Etre

• Discrétion et respect du secret professionnel
• Sens de l’organisation
• Appliquer rigueur et méthode
• Capacité à rendre compte
• Savoir communiquer des informations fiables et compréhensibles
• Savoir s’adapter à son environnement
• Sens du travail en commun et du travail en équipe dans le souci de la continuité de fonctionnement

Connaissances requises

• Description Niveau de connaissance
• Bureautique Connaissances opérationnelles
• Classement et archivistique Connaissances opérationnelles
• Droit des usagers du système de santé Connaissances opérationnelles
• Logiciel dédié à la gestion des archives Connaissances opérationnelles
• Organisation et fonctionnement interne de l’établissement Connaissances opérationnelles
• Réglementation des archives Connaissances générales
• Vocabulaire médical Connaissances générales

Connaissances opérationnelles : Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d’un champ ou d’un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l’équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d’acquisition de quelques mois à un / deux ans.

Connaissances générales : Connaissances générales propres à un champ. L’étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d’acquisition courte de quelques semaines maximum.

Outils

• Matériels
• Machine à affranchir
• Matériels de manutention ergonomique
• Véhicule dédié
• Logiciels
• Logiciel Archives Centrales

Permis B requis

Référence métier : Répertoire des métiers de la Fonction Publique Hospitalière.

Famille : Gestion de l’information

Sous-familles : Archivage et documentation

Code métier : 40M30 Archiviste

Centre de Santé Mentale angevin CESAME, Centre de santé mentale Angevin