Contratación de un Despacho Jurídico a nivel de Latinoamérica y El Caribe.

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BASES DE LICITACIÓN PARA LA COMPRA DE SERVICIOS

Servicios requeridos

Contratación de un Despacho Jurídico a nivel de Latinoamérica y El Caribe para identificar las obligaciones y riesgos de CLAC en cada una de las jurisdicciones donde opera

Unidad Contratante

Unidad Legal y Cumplimiento Ético

Alcance Geográfico

Latinoamérica y El Caribe

Relaciones internas

Dirección Ejecutiva.

Dirección de Recursos Internos.

Unidad de Talento Humano

Unidad Financiera

Coordinador del Contrato

Coordinador de Cumplimiento Legal y Ético

ACERCA DE CLAC.

La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños(as) Productores(as) y Trabajadores(as) de Comercio Justo (CLAC), es una asociación sin fines de lucro constituida con personería jurídica en El Salvador, que agrupa a las Organizaciones de Pequeños(as) Productores(as) (OPP’s) y Organizaciones de Trabajadores(as) (OT´s) dentro del Comercio Justo. CLAC está organizada en “Coordinadoras Nacionales” (CN´s) y “Redes”; las primeras agrupan a las organizaciones miembros de CLAC por país, mientras que las Redes de Producto, agrupan a las organizaciones por producto independientemente del país en el que se encuentren y la Red de Trabajadores(as), agrupa a las organizaciones de trabajadores(as) de los diferentes países.

La misión de CLAC es representar a las organizaciones democráticamente organizadas, pero también velar por su fortalecimiento y desarrollo, asimismo facilitar asistencia a sus asociados, promocionar sus productos y valores, e incidir en instancias sociales, políticas y económicas.

Los objetivos estratégicos de CLAC son:

DESARROLLO SOSTENIBLE. En CLAC creemos en el equilibrio entre lo económico, lo social y lo ambiental. Por ello, nos adherirnos a la definición de la comisión Brundtland de Naciones Unidas, reconociendo la importancia de satisfacer las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer las suyas.

INCLUSIÓN Y EQUIDAD. En CLAC creemos que todos y todas merecemos acceder a las mismas oportunidades, es por esto por lo que, no dejamos a nadie atrás. Promovemos la participación y la inclusión. Respetamos la diversidad y generamos oportunidades de crecimiento para todos y todas.

EMPODERAMIENTO. En CLAC buscamos que todos(as) seamos actores activos de nuestro propio desarrollo, para transformar nuestras realidades y mejorar la calidad de vida.

INNOVACIÓN. En CLAC promovemos la incorporación de mejoras a prácticas, procesos, enfoques y/o metodologías, que brinden a los y las productoras herramientas apropiadas para su contexto local y para sus dinámicas de producción y comercialización. Este enfoque comprende la generación de una cultura al interior de la organización, caracterizada por una nueva combinación de ideas, capacidades, recursos, conocimientos y tecnología.

PROPÓSITO INSPIRADOR: En CLAC somos la red de organizaciones de productores(as) y trabajadores(as) que lidera la promoción de los principios y valores del Comercio Justo en América Latina y el Caribe, y actuamos como agentes de cambio de nuestra propia realidad, contribuyendo a la construcción de un mundo más justo, equitativo y sostenible.

VISION: Ser la red líder en representación, acompañamiento y fortalecimiento de organizaciones de pequeños(as) productores(as) y trabajadores(as) de Comercio Justo en América Latina y El Caribe, impulsando el desarrollo sostenible y promoviendo el empoderamiento, la autogestión y los derechos humanos para alcanzar medios de vida dignos de productores(as), trabajadores(as) y sus comunidades.

MISION: Somos una instancia de representación de organizaciones de pequeños (as) productores (as) y trabajadores (as) democráticamente organizados, dirigida al fortalecimiento y desarrollo de las organizaciones de base.​ Facilitamos asistencia a nuestros asociados, promocionamos sus productos y valores e incidimos en instancias sociales, políticas y económicas.

METAS ORGANIZACIONALES: Incrementar acceso a mercados existentes y nuevos​, fortalecimiento y desarrollo de la membresía​, promoción del comercio justo, sus principios y valores​, incidir por una producción, comercio y consumo responsable para impulsar un desarrollo sostenible, fortalecer la sostenibilidad organizacional de CLAC​, contribuir a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) a través de la inclusión de buenas prácticas sociales y ambientales.

CONTEXTO DEL SERVICIO REQUERIDO

Dentro del marco de implementación del sistema de gestión de cumplimiento, CLAC se encuentra en el proceso de análisis del entorno legal lo que incluye el levantamiento de un inventario de normas que debe cumplir en cada jurisdicción, así como la identificación de riesgos legales en virtud de las operaciones que actualmente CLAC mantiene en distintos países de Latinoamérica y el Caribe.

La lista completa de países donde CLAC tiene presencia se incluye en el Anexo I.

Por el giro de sus actividades, CLAC, como miembro de Fairtrade International e. V. organización sin fines de lucro con sede en Bonn, Alemania, es garante ante donantes y otros patrocinadores que se cumple la legislación local, así como la de aquellos países donde se tienen operaciones, no solo para empleados sino también para contratistas y subcontratistas, consultores, proveedores y organizaciones receptoras de sus recursos.

OBJETIVO DE LA COMPRA DE SERVICIOS

Con apoyo de un despacho internacional de abogados, se espera contar con los productos necesarios para:

1. Identificar la normativa aplicable de acuerdo con el modelo actual de operación de CLAC (con única sede jurídica en El Salvador) inventariando las obligaciones de cumplimiento y las principales normas que afectan el desempeño de CLAC en cada jurisdicción.
2. Con el modelo de operación actual (con única sede jurídica en El Salvador), cuantificar monetariamente el costo de cumplimiento de CLAC en cada jurisdicción, así como las contingencias para contrataciones laborales, de servicios, fiscales, así como para canalización de donaciones a organizaciones miembro.
3. En el caso de que CLAC proceda a abrir filiales en una o varias de las jurisdicciones donde opera, se requiere conocer el costo de cumplimiento en materia laboral, fiscal y cualquier otra norma legal aplicable para establecer sus operaciones en dicho país, así como la forma de mantener su estatus de organización sin fines de lucro.
4. Identificar cualquier otro riesgo de cumplimiento de naturaleza legal, adaptado a cada jurisdicción no indicado anteriormente.
5. Obtener una recomendación de 3 a 5 países donde abrir sucursales, tomando en consideración la operación de CLAC, jurisdicciones que le permitan a CLAC operar libremente en moneda extranjera, especialmente dólares y euros y desde donde se puedan hacer pagos internacionales en dólares a otros países.

PRODUCTOS ESPERADOS

Considerando los objetivos descritos, se espera un informe detallado que contenga los siguientes elementos:

1. Inventario detallado por país, de la normativa que aplica a CLAC como asociación constituida legalmente en El Salvador cuyos servicios y personal contratado actualmente se encuentra en los países indicados en el Anexo 1.
2. Con el modelo de operación actual, cuantificar monetariamente el costo de cumplimiento de CLAC en cada jurisdicción, así como las contingencias para contrataciones laborales, de servicios, fiscales, así como para canalización de donaciones a organizaciones miembro.

La información requerida será entregada a la firma adjudicataria final.

1. Obligaciones de CLAC en caso de abrir filiales en algún país donde opera en Latinoamérica y Caribe.
2. • Proceso de inscripción ante instituciones gubernamentales y/o privadas y enumeración de estas, por ejemplo: Ministerio de Hacienda o autoridad tributaria, Registro de Comercio o similar, entidad de seguridad social y pensión, instituciones bancarias, obtención del estatus de organización sin fines de lucro, etc. Los servicios solicitados no incluyen el proceso de legalización en ningún país.
   • Identificación de las obligaciones tributarias o costo de cumplimiento relacionadas con el registro y operación de CLAC en el país, según tipo de contribuyente en función del número de personas proyectadas a contratar.
   • Identificación de los requisitos de representantes: ¿deben ser nacionales o pueden ser extranjeros?
   • Operación: Debe indicarse o advertirse si CLAC puede realizar pagos en moneda extranjera (USD dólar) y si existe restricción a la conversión en moneda local, así como tasas fijas y/o porcentuales adicionales por dicho cambio.
3. Estimar el costo de inscribir a CLAC como patrono para iniciar operaciones en los países en que CLAC decida abrir filiales.
4. • Gestión de contratos de trabajo: contratación, desvinculación, prestaciones como aguinaldo, vacaciones, indemnizaciones, décimo tercer mes / décimo cuarto mes o equivalente, seguridad social, seguridad profesional, incapacidad por enfermedad común y profesional, licencias de maternidad / paternidad, y otros particulares según el país. Modalidad de pago a personal (semanal, quincenal, mensual), conformidad de contratos actuales con legislación local o sugerencias de adecuación.
   • Facilidades o requisitos del país para contratación de personal extranjero.
   • Obligaciones patronales de CLAC en cada uno de los países: pensión / jubilación, seguridad social, y otros particulares según el país.
   • Consideraciones ante el teletrabajo.
   • Gestión de contratos de servicios: obligaciones tributarias como retenciones de renta y/o pago de IVA.
   • Identificación de otras modalidades de contratación de servicios de acuerdo con la legislación local que no sean a) o b).
   • Gestión de riesgos de terceros según la normativa local: Documentos de debida diligencia para la contratación de colaboradores(as) y para la contratación de proveedores de bienes y servicios.
5. Realizar un análisis comparativo, así como una recomendación de diferentes países en Latinoamérica y Caribe para determinar jurisdicciones con legislaciones favorables para las actividades específicas que desarrolla CLAC. Esto incluye consideraciones relativas a la operación de CLAC, jurisdicciones que le permitan recibir donaciones, operar libremente en moneda extranjera, especialmente dólares y euros y desde donde se puedan hacer pagos internacionales en dólares a otros países.

III Plan de entrega, verificación y edición final

La empresa proveedora deberá presentar una propuesta de cronograma de las entregas que contemple los tiempos estimados necesarios (con una breve justificación) para el desarrollo de cada producto.

IV Requisitos de la Empresa Proveedora

Las empresas interesadas en brindar estos servicios deben demostrar que cumplen con los siguientes requisitos:

• Al menos un abogado senior con más de 5 años de ejercicio comprobado, debidamente incorporado a la Asociación o Colegio Profesional respectivo en alguno de estos países: Colombia, Perú, Brasil, República Dominicana, Costa Rica y México.
• Al menos un contador, auditor o equivalente, según la legislación local, con más de 5 años de ejercicio comprobado, debidamente incorporado a la Asociación o Colegio Profesional respectivo.
• De preferencia un profesional con experiencia normativa y legislación relacionada con organizaciones sin fines de lucro (ONG).
• Se considerará un plus aquella empresa que cuente con al menos un profesional en Compliance.
• Oficinas o corresponsalías abiertas al menos en los siguientes países: Colombia, Perú, Brasil, República Dominicana, Costa Rica y México.
• Alianzas o asociaciones con despachos jurídicos o contables en los demás países donde opera CLAC.
• La empresa deberá presentar declaraciones que acrediten su experiencia como prestadora de servicios en el objeto de esta contratación. La experiencia puede acreditarse mediante constancias de los respectivos colegios profesionales, certificados o declaraciones de clientes por los servicios prestados.
• En cada oferta se evaluarán los siguientes elementos:
• • Currículum y prueba de experiencia del director del proyecto: 10%.
    – Currículum y prueba de experiencia de los profesionales que integrarán el equipo que ejecutará el contrato: 20%.
    – Certificado de la empresa oferente, acreditando su experiencia los servicios objeto de esta contratación: 20%.
    – Oferta económica: 50%.

V Condiciones de la Contratación.

Plazo de la contratación.

El plazo estimado no debe superar los noventa días. Los tiempos necesarios para revisión del equipo de CLAC no afectarán los plazos establecidos en el cronograma presentado. La oferta debe indicar el esfuerzo requerido por parte del equipo CLAC.

Contenido de la oferta.

1. La oferta deberá contener el plan de entregas preliminar propuesto donde se especifique:

• Declaración expresa del alcance de los servicios ofrecidos, la cual debe ajustarse al presente pliego de condiciones, así como contemplar cualquier otro requerimiento legal no indicado en este pliego.
• Cronograma para la elaboración de los productos.
• Indicación de si la oferta es para todos los países indicados en este pliego, un grupo de países o, un solo país.
• Cotización total y desagregada por país.

1. El plan debe estar ajustado a las exigencias del presente pliego de requisitos para la compra de servicios.
2. Reuniones de trabajo con el equipo operativo de CLAC, coordinado desde la Unidad de Cumplimiento Legal y Ético, en conjunto con la Unidad de Talento Humano, así como la Dirección de Recursos Internos.
3. Revisión con el equipo de CLAC de los productos elaborados, evacuación de preguntas y respuestas, ajuste del informe, entrega y presentación de un informe final.

VI Obligaciones de la adjudicataria.

Serán obligaciones de la adjudicataria:

1. Acudir a las reuniones que cite CLAC para:

• Revisión de los términos y condiciones de este pliego una vez adjudicada.
• Revisión del contrato entre ambas partes antes de la firma.
• Reunión de lanzamiento del proyecto.
• Al menos una sesión de presentación de los productos preliminares.
• Realizar modificaciones y ajustes a la propuesta preliminar de acuerdo a las observaciones.
• Entrega de productos finales.
• Al menos una sesión de presentación de preguntas.
• Al menos dos reuniones de presentación del informe final.
• Presentación final del producto aprobado.
• Responder a los correos electrónicos generados por CLAC, evacuar dudas o preguntas y realizar los ajustes necesarios a los productos preliminares hasta su entrega final.

1. Entregar facturas por cada pago recibido, las cuales deben emitirse en dólares, moneda de curso legal en los Estados Unidos de América.
2. Aceptar el Código Organizacional de CLAC y firmar la “Política de Confidencialidad y No Divulgación”.
3. La empresa consultora no deberá contar con personal con edad inferior a los 18 años.
4. La empresa deberá demostrar que cuenta con su propia política de cumplimiento, código organizacional o código de ética.

VII Responsabilidades de CLAC:

Son responsabilidades de CLAC:

1. Orientar a la empresa adjudicataria y/o su equipo sobre los productos estipulados en este pliego de requisitos.
2. Entregar oportunamente la documentación, materiales y documentos que CLAC considere pertinente a la empresa adjudicataria y/o su equipo, así como orientarle sobre su uso.
3. Retroalimentar a la empresa adjudicataria y/o su equipo sobre los servicios esperados.
4. Realizar los pagos correspondientes en los tiempos establecidos al recibir los productos y/o servicios acordados, evaluados y aprobados por CLAC.

VIII Propiedad Intelectual

Queda establecido que el presente pliego de condiciones formará parte del contrato de servicios entre CLAC y la empresa adjudicataria que genere la contratación de la empresa, agencia, proveedor o consultor/a, que todo el material visual, bases de datos o producción intelectual resultante del trabajo realizado y toda otra información complementaria será considerada, desde su elaboración, como propiedad de CLAC y Fairtrade International, que tendrán los derechos exclusivos para publicar o difundir los mismos**.**

IX Pagos

Los pagos por la realización de esta consultoría incluirán los honorarios del consultor(a) y/o su equipo. Se establecen tres pagos, desglosados de la siguiente forma:

• 10% a la firma del contrato y entrega del cronograma con propuesta ajustada al servicio.
• 30% una vez que el borrador preliminar haya sido revisado y evacuadas las preguntas planteadas por CLAC.
• 60% contra la entrega del informe final.

CLAC realiza un pago en total, según se describe más adelante, por lo que el precio final deberá ser en firme.

CLAC realizará los pagos desde su cuenta en El Salvador. Los costos de transferencias cobrados por los bancos intermediarios y final deberán ser asumidos por la empresa proveedora.

CLAC realizará pagos a la empresa consultora sin incurrir en retenciones de ningún tipo, por lo que las obligaciones fiscales que se generen como resultado de esta compra, estarán bajo la responsabilidad única de la empresa consultora, de acuerdo con lo establecido en la legislación del país respectivo o de residencia de éste(os/as). CLAC pagará el importe total con el impuesto al valor agregado incluido.

How to apply

X Fecha de recepción de ofertas

La fecha de recepción será este 30 de noviembre 2022 al correo [email protected]con copia a[email protected]con asunto:“Contratación de un Despacho Jurídico a nivel de Latinoamérica y El Caribe para identificar las obligaciones y riesgos de CLAC en cada una de las jurisdicciones donde opera.”

ACLARACIONES: CLAC recibirá preguntas o solicitudes de aclaración al presente cartel hasta el 24 de noviembre de 2022. CLAC se reserva el derecho de extender el plazo de recepción de ofertas en caso de ser necesario.

ANEXO I

Lista de países donde opera CLAC

• Países con Organizaciones certificadas Fairtrade.
• Cantidad de personas contratadas a la fecha de publicación del pliego.
• Países donde se han contratado servicios de Consultorías (personas naturales o jurídicas) a la fecha de publicación del pliego.
• Países a los cuales CLAC ha realizado donaciones.

Los montos globales cancelados por conceptos de contratos laborales, contratos por servicios profesionales y donaciones serán entregadas una vez firmado el contrato a la firma adjudicada.

Para ver el anexo favor ingresar al siguiente enlace:

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