COOPI está buscando un Administrador/a de Base (Cumaná/Sucre)

Desde 2019 COOPI establece una presencia en Venezuela para asistir a la población local tras el agravamiento de la crisis socioeconómica del país. A partir de julio de 2020, inicia un programa regional de respuesta a la crisis que se implementa en consorcio con organizaciones venezolanas para la protección de grupos vulnerables. En estos años COOPI ha apmpliado sus intervenciones y actualmente ejecuta proyectos con diferentes donantes en Caracas, Lara, Carabobo, Anzoátegui, Sucre, Delta Amacuro y Bolivar en protección (GBV, Protección Infantil, Trata y trafico de personas), salud sexual reproductiva, WASH (agua, saneamineto e higiene) y alimentación escolar.

Objetivo/descripción del puesto

COOPI planea reforzar su estructura a nivel país, a través de la contratación de un/a Administrador/a de Base, encargado/a de asegurar la gestión de los aspectos financieros, administrativos, contables y logisticos de las intervenciones de COOPI en curso en el Estado de Sucre, de acuerdo con los objetivos de la organización, de las obligaciones con los donantes, y de la normativa nacional en los ambitos de intervención.

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Areas de responsabilidad

Contabilidad, supervisión y control de los gastos

• Mantener un control constante de los gastos en el area de intervención, en coordinación con los responsables de los proyectos y los socios locales, apoyando en la previsión periódica de gastos y en las solicitudes de tesorería;
• Realizar los pagos en efectivo que se realicen para las actividades en el area de intervención y coordinar con la oficina nacional los pagos a través de cuentas bancarias;
• Asegurar la actualización constante de las herramientas contables (DESY), para permitir el seguimiento y control de los gastos ejecutados y planeados;
• Garantizar la correcta asignación de los gastos a los proyectos, de acuerdo con los procedimientos de COOPI y de los donantes;
• Garantizar la identificación, registro y archivo de los documentos justificativos de los proyectos;
• Realizar el arqueo de caja (fisico y digital) ;
• Apoyar en la preparación y presentación oportuna de los informes financieros intermedios y finales de los proyectos ejecutados;
• Enviar periodicamente a la oficina de coordinación nacional los documentos e información necesarios para la rendición de cuentas a los donantes y para las eventuales auditorías internas o externas que se realicen;

Gestión de personal

• Mantener al día las carpetas del personal que opera en la base, incluyendo toda la documentación prevista por los procedimientos de COOPI y por la normativa en el país;
• Apoyar en la supervisión del cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del personal contratado, así como el registro de las jornadas de trabajo, vacaciones y permisos, según lo previsto en el reglamento interno y en los contratos;

Logistica

• En coordinación con el equipo tecnico-operativo y del area logística, planificar y llevar a cabo el seguimiento de las compras de bienes y servicios, gestionando cuando sea necesario los pagos correspondientes;
• Asegurar el registro y archivo de los documentos relacionados con la adquisición, garantía, depreciación y mantenimiento de equipos y bienes duraderos en el marco de los proyectos, así como su transferencia de un proyecto a otro y/o a los beneficiarios directos y/o contrapartes locales;
• Actualizar periodicamente la base de datos de los proveedores con los cuales operamos;
• Contribuir con la actualización de los inventarios de los activos fijos en las instalaciones de COOPI y bienes consumibles;
• Gestionar el correcto mantenimiento de los activos propiedad de COOPI o adquiridos por los proyectos, utilizando las herramientas corporativas;
• Organizar la recepción y almacenamiento de insumos y materiales, así como su traslado a los lugares de entrega;
• Coordinar los servicios generales para el mantenimiento de la oficina;

Realizar aquellas tareas inherentes a los objetivos del puesto, y que sean solicitadas por el equipo de coordinación en función del contexto y las necesidades de los proyectos.

Perfil deseado

ESENCIALES

• Estudios profesionales (licenciatura, deseable postgrado o master) en Ciencias Economicas, Administración, Gerencia de Proyectos u áreas afines o combinación experiencia profesional;
• Experiencia demonstrable en area administrativa y/o logistica (mínimo 3 años);
• Capacidad de trabajar de forma autónoma;
• Capacidad de trabajar bajo presión (cumplir con fechas limite), así como en contextos con elevadas complejidades;
• Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptarse a múltiples tareas al mismo tiempo;
• Capacidad para analizar múltiples cuestiones y elaborar recomendaciones específicas;
• Actitud y espíritu para el trabajo en equipo, motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción;
• Respeto de los principios humanitarios: humanidad, neutralidad, imparcialidad, independencia operativa;
• Sensibilidad hacia el género y la diversidad;
• Manejo de herramientas informáticas (sistema operativo Microsoft Windows) y ofimáticas (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Idioma castellano imprescindible;
• Disponibilidad Inmediata.

DESEABLES

• Experiencias previas de trabajo con ONG internacionales y con procedimientos para el manejo de fondos de donantes institucionales (Agencias de Naciones Unidas, Unión Europea y del sector privado);
• Experiencia de trabajo en consorcio y en la supervisión o acompañamiento a socios locales y contrapartes;
• Experiencia previa de trabajo en el estado de Sucre;
• El conocimiento del idioma ingles (valorado);
• Nacionalidad Venezolana o permiso de residencia en el país;
• Licencia de conducir vigente.