Asistente Administrativa

Resumen del puesto: Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas atentas, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Proporcionará un servicio consistente, de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a la realización de programas. Representa la imagen de CRS, es el enlace entre el personal de CRS y nuestros socios, donantes, proveedores y toda aquella persona que tenga relación con CRS.

Responsabilidades del puesto: • Facilitar comunicación con todas las unidades de la organización y con interesados externos en la medida que sea relevante.

• Desarrolla procesos en Insight asignados a su puesto de trabajo en apoyo a operaciones (p. ej. elaboración de requisiciones, inventario interno en Insight, reportes de recepción de bienes y servicios) asegurándose que toda la documentación de apoyo sea precisa y esté en el archivo para ayudar con el pago oportuno a los proveedores; y, dar seguimiento con los solicitantes, proveedores y otros interesados relevantes en abordar deficiencias y/o discrepancias.

• Realiza arreglos de viaje y logísticos para personal de operaciones y visitantes.

• Procesos de administración de bienes, como recepción y distribución de estos, etiquetado de bienes, conteo físico, etc

• Está a cargo de Recepción de Oficina Quetzaltenango.

• Apoyar a otras áreas de Operaciones (como Finanzas y Recursos Humanos) cuando se le requiere.

• Gestiona las requisiciones de bienes y servicios de Operaciones de Oficina Quetzaltenango mas no se limita únicamente a estas.

• Prepara papelería (facturas, respaldos para pagos, etc.) tanto de operaciones como de proyectos y envía la documentación a Guatemala para tramites

• Es responsable de llevar toda la papelería de ciertos hoteles aprobados.

• Cualquier otra actividad relacionada al puesto que se le solicite.

Educación y Experiencia • Título a nivel diversificado de secretaria bilingüe. Una ventaja estar cursando carrera universitaria en Administración o carrera afín, pensum cerrado o los últimos años de la carrera.

• Experiencia de dos años en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.

• Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.

• Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información gerencial.

• Experiencia previa en “atención al cliente”.

• Experiencia previa en procesos administrativos (preferible).

Habilidades personales • Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.

• Fuerte orientación al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales.

• Proactivo, ingenioso y orientado a soluciones y a resultados.

• Alta habilidad de organización, priorización y manejo de detalles.

• Madurez emocional y asertividad

• Alta capacidad en el manejo de información confidencial