VN 2022/020SV-Asistente Administrativo G3

Vacancy Notice

Abierto a Candidatos Internos y Externos

Título de la Posición:Asistente Administrativo

Lugar de Trabajo:San Salvador, El Salvador

Clasificación:General Service, G3

Tipo de contrato:Por Plazo Fijo – 1 año con posibilidades de extensión

Fecha estimada de inicio:Lo antes posible

Fecha de cierre: 9 de junio de 2022

Código de referencia VN2022/020 SV

Establecida en 1951, la OIM es una Organización Relacionada de las Naciones Unidas y, como agencia líder de las Naciones Unidas en el campo de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM se dedica a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Lo hace brindando servicios y asesoría a gobiernos y migrantes.

La OIM está comprometida con un entorno diverso e inclusivo. Los candidatos internos y externos son elegibles para postularse a esta vacante. A los efectos de la vacante, los candidatos internos se consideran candidatos primarios.

Contexto:

Bajo la supervisión directa del Asistente Senior de Gestión de Recursos y la supervisión general del Oficial de Gestión de Recursos (RMO), el/la Asistente Administrativo será responsable de desempeñar las siguientes funciones:

Funciones y Responsabilidades:

1. Configurar y mantener archivos físicos de oficina y sistemas de referencia de los archivos de acuerdo con procedimientos estándar de la organización;
2. Ayudar en la gestión de recursos financieros mediante el seguimiento y control de archivos de cheques, transferencias, documentos contables y todos sus respaldos de acuerdo con las normas y reglamentos de la OIM;
3. Garantizar la disponibilidad de suministros de oficina como papelería y equipo de oficina para la administración.
4. Encargado del control de existencia y entrega equipo PPE de la oficina en coordinación con la unidad Médica de la oficina.
5. Elaborar reportes mensuales de todos los documentos ingresados para su ordenamiento, revisión y custodia.
6. Ayudar en la revisión de la documentación financiera en estrecha coordinación con las unidades de compras, contabilidad y tesorería.
7. Apoyo a la unidad Financiera en todos los procesos de cierre de proyectos y cierres mensuales.
8. Asegurar que todos los procesos de compras y pagos, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.
9. Encargado de custodiar y llevar un control del archivo financiero de Misión.
10. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Asistente Senior de Gestión de Recursos, el Oficial de Gestión de Recursos (RMO).

Experiencia y Calificaciones requeridas

Educación

• Diploma de Estudio secundario (Bachiller)
• Estudios Universitarios en administración y contabilidad carreras afines, será una ventaja.
• Experiencia mínima comprobada de 2 años en controles de archivos y bodegas será una ventaja.

Experiencia

• Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).
• Conocimiento en SAP una ventaja
• Experiencia en procesos administrativos compra, contabilidad y tesorería.
• Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja.
• Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja.
• Habilidades
• Buen manejo de programas de procesamiento de datos: Excel, Word, Power Point, Access, así como de otros programas del paquete Office u otros sistemas.

Idiomas

• • Español (Fluido hablado y escrito)
    – Inglés (Basico) será considerado una ventaja

Competencias Requeridas

Se espera que el titular manifieste los siguientes valores y competencias:

Valores

• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Apoya la diversidad y la inclusión donde sea posible.
• Integridad y transparencia: Mantiene estándares éticos altos y actúa de forma consistente con los principios y reglas organizacionales y las pautas de conducta.
• Profesionalismo: Demuestra habilidad para trabajar de manera compuesta, competente y comprometida, mostrando buen juicio al enfrentar sus desafíos diarios.

Competencias Centrales – Nivel 1

• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve colaboración efectiva al interior de su unidad y en conjunción con otras para alcanzar metas comunes y optimizar resultados.
• Producción de resultados: Produce y entrega resultados a tiempo y con orientación al servicio. Es dado/a la acción comprometido/a con la consecución de los resultados acordados.
• Gestión y reparto del conocimiento: Busca continuamente aprender, compartir conocimiento e innovar.
• Responsabilidad: Toma sobre sí cumplir con las prioridades de la Organización y asume responsabilidad por sus acciones y el trabajo que se le delega.
• Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación abierta y clara. Explica asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivante.

Importante:

Cualquir oferta realizada al candidato en relación con este aviso de vacante está sujeta a confirmación de fondos.

El nombramiento estará sujeto a la certificación de que el candidato esta médicamente apto para trabajar, cuenta con los permisos de trabajo y residencia y las autorizaciones de seguridad requeridas.