Assistant Administratif & Financier de District (District Finance & Operations Associate) – basé dans la région Sofia (Befandriana)

Management Sciences for Health (MSH) cherche 1 Assistant Administratif & Financiers (District Finance and Operations Associate ) affecté dans le basé dans la région Sofia (Befandriana Nord) , en recrutement local, pour le programme de santé ACCESS (Continuum accessible de soins et services essentiels maintenus) financé par l’USAID à Madagascar. ACCESS vise à accélérer l’impact durable sur la santé de la population malgache en améliorant l’accès à des services de santé de qualité, en renforçant les fonctions du système de santé et en promouvant l’adoption de comportements et de normes sociales sains. Le District Finance and Operations Associate soutient le Responsable Administratif et Financier (Senior Regional Finance & Operations Associate) pour une gestion efficace et efficiente des activités financières, de la flotte véhicule, de l’approvisionnement, et de la logistique des bureaux ACCESS des districts. Il ou elle s’assure que toutes ses tâches sont exécutées conformément à toutes les lois et réglementations de Madagascar, aux réglementations de MSH et de l’USAID, aux procédures opératoire standards et aux bonnes pratiques commerciales. En outre, il assure un soutien dans la gestion administrative et logistique à l’équipe chargée de la mise en œuvre réussie des activités à Madagascar.

Sous la supervision du District Coordinator, le District Finance and Operations Associate appuie dans la supervision et la mise en œuvre financière, logistique et contractuelle du projet. Il / Elle s’assure que la mise en œuvre opérationnelle des activités au niveau des districts soit conforme au système financier et de gestion de MSH et des autres partenaires de la région.

Le District Finance and Operations Associate veille à ce que tous les processus financiers et de passation des marchés soient transparents, conformes aux règlementations des bailleurs et à ce que les risques de fraude ou de mauvaise utilisation des ressources soient atténués.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES

Les responsabilités spécifiques incluent, mais ne se limitent pas à :

Activités globales

• Garantir la conformité aux politiques & procédures des différentes activités financières et opérationnelles du district.
• Assister le personnel du programme quant aux règles et procédures diverses, et veiller à ce que le personnel respecte ces règles.
• Garantir à tout moment la sécurité de tous les actifs (avoirs en caisse, documentations, meubles, immeubles) du projet et proposer/prendre les décisions y afférentes.
• S’assurer que les rapports périodiques soient soumis dans les délais prescrits, précis et fiables, conformément aux exigences du bailleur et de la revue interne.
• S’acquitter des différentes tâches administratives et vérifier les situations de congé des staffs.
• Scanner et classer les différentes transactions pour leur transmission systématique au SFO.
• S’acquitter d’autres tâches pertinentes assignées par le superviseur.

Finance

• Effectuer les transactions quotidiennes en espèces et s’assurer que la documentation est conforme à la directive financière, et s’assurer de la validité et de la complétude de toutes les transactions pour leur transmission au SFO.
• Suivre les diverses avances prises par le personnel (vérification du respect des délais d’épuration, vérification des pièces justificatives).
• Vérifier/compiler les remboursements divers (frais de déplacement des ASC des Mobilisateurs communautaires, SILC Supervisor, etc.) en collaboration avec le Coordinateur de District.
• Préparer les états de paiement en coordination avec les autres membres du personnel.
• Préparer et réaliser les différents paiements aux fournisseurs, aux contractants, aux partenaires, etc. (y compris la préparation des chèques et des ordres de virement, la distribution des chèques aux bénéficiaires).
• Tenir la petite caisse et verser toute forme de reliquats.
• Effectuer les divers classements.

Opérations

• Préparer les demandes d’approvisionnement et d’achats au niveau du district en coordination avec les autres staffs concernés. Cela comprend l’achat de produits et services tels que meubles, fournitures de bureau, entretien du bureau et des équipements, services de courrier et de nettoyage, etc.
• S’assurer de l’organisation logistique des ateliers au niveau du district d’intervention (réservation des salles, prospection des traiteurs, suivi de l’utilisation des matériels, etc.)
• Appuyer le SFO dans l’organisation des meubles et immeubles du projet, et effectuer périodiquement les inventaires demandés.
• Gérer les stocks de fournitures et matériels tout en s’assurant de la traçabilité de toute réception (GRN) et sortie selon les procédures établies.
• Organiser la planification quotidienne des véhicules et s’assurer que tous les documents de bord soient à jour et utilisés selon les procédures établies.
• S’assurer de la validité continuelle des assurances et vignettes des véhicules/motos de la Région/District
• Suivre et vérifier systématiquement les différents logs des motos et voitures (carnet de bord, carnet d’entretien et de réparation, etc.) et assurer le bon état continu du parc.
• Superviser les activités des contractants en service de nettoyage et de gardiennage
• Rechercher des sources fiables, localiser et contacter les fournisseurs, soumettre les propositions/devis au SFO et/ou aux différentes parties prenantes (internes et externes).
• Mettre à jour des accords de fournisseurs et les listes de contacts au niveau des districts.

Qualifications

• Licence en comptabilité / administration / tout autre domaine pertinent;
• 2 à 4 ans d’expérience en gestion financière de projets internationaux (budgétisation, rapportage et analyse) ou une expérience similaire est requise;
• Expérience sur les aspects de la réglementation fédérale américaine, en particulier de la réglementation de l’USAID est souhaitable;
• Expérience de travail dans une organisation réputée en matière de budget, finances et achats.
• Maîtrise de la manipulation informatique en Microsoft Office Suite et applications Web. Excel et Word requis.
• Bonnes connaissances en comptabilité.
• Bonne aptitude en relation interpersonnelle et en communication, à la fois écrite et verbale.
• Maîtrise du français et du malgache requise
• Aptitude à se déplacer dans les différents districts selon les besoins pour soutenir les activités du programme.

MSH is an equal opportunity employer and will not discriminate against any employee or applicant for employment on the basis of race, color, sex, sexual orientation, gender or gender identity, religion, creed, citizenship, national origin, age, veteran status, or disability unrelated to job requirements. MSH will take affirmative action to ensure that qualified applicants are employed and that employees are treated without regard to their race, age, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, veteran and disability status. In compliance with U.S. Department of Labor Executive Order 11246, Section 503 of the Rehabilitation Act, and Section 4212 of the Vietnam Era Readjustment Assistance Act, MSH has developed and maintains an affirmative action program and plan.

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EEO is the Law – Spanish

Pay Transparency Nondiscrimination Poster

MSH EEO-AA Policy