Expert en passation des marchés

Background

Dans le cadre de la mise en œuvre du Projet d’Accroissement de l’Accès à l’Energie au Tchad (PAAET), la Société de Développement International est à la recherche de toute urgence les profils ci-dessous. Le PAAET vise à accroître l’accès à l’électricité de 6% à 30% (soit électrifier plus que 6 millions de personnes) et à la cuisson propre (appelé « clean cooking ») au Tchad.

Le présent avis est lancé en vue de constituer la Cellule d’Exécution de Projet (CEP). Par conséquent, il est attendu des candidats retenus de s’engager à travailler sur le projet à N’Djamena pendant 5 ans.

Profils et responsabilité des experts

PC3-Expert en passation des marchés

Missions

Sous l’autorité du Coordonnateur de la cellule d’Exécution du Projet (CEP-MHE), le Spécialiste en passation des marchés, sera chargé de la mise en œuvre des activités du projet conformément aux procédures de passation de marches prévus dans les accords de financement ou tout autre document amendant les dispositions de ces accords relatifs au PAAET.

Il/ Elle est chargé(e) de la planification, de la passation et du suivi de l’exécution de l’ensemble des marchés ; sa mission couvrant tous les aspects de passation des marchés de la CEP-MHE. Il est attendu du Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) :

• D’assurer la qualité des dossiers de marchés ;
• De veiller à ce que les décisions de passation des marchés respectent les accords convenus pour la mise en œuvre du Projet ;
• D’appuyer à la résolution de tout problème de passation des marchés qui pourrait survenir ;
• D’assurer le suivi des dossiers de marchés pour éviter tout retard dans le processus de passation, d’attribution, de signature et d’exécution des marchés ;
• De coordonner sa mission avec l’équipe responsable de la gestion financière et de la comptabilité du Projet afin de s’assurer que la passation des marchés s’intègre parfaitement dans la planification et la gestion des fonds ;

Les tâches spécifiques :

Le Spécialiste en Passation des marchés assiste et conseille la CEP-MPE et le MHE dans la mise en œuvre des activités du Projet. Sur la base des dispositions de l’accord de Don signé entre l’IDA et le Gouvernement du Tchad, du manuel des procédures et du plan de passation des marchés approuvé dans le logiciel STEP de la BM, il/elle participe à l’exécution des tâches détaillées suivantes :

• Préparation et coordination de la planification pour la passation des marchés de travaux, fournitures, de services non intellectuels et de la sélection des consultants ;
• Mettre à jour le plan de passation des marchés au moins une fois l’an et chaque fois que de besoin ;
• Procéder au classement et à l’archivage de tous les documents et dossiers de marchés physique et dans le logiciel STEP ;
• Développer un mécanisme de suivi de la passation des marchés, y compris des délais, afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d’en informer le coordonnateur et de proposer des solutions pour les résoudre ;
• La rédaction des Demandes de Manifestation d’Intérêt pour les services de consultant et d’en assurer la publication dans la presse nationale et/ou Internationale et dans UNDB si cela s’avère nécessaire selon le montant estimé et la complexité du marché ;
• S’assurer que les spécifications techniques et les termes de référence produits par les responsables techniques peuvent permettre le lancement des appels d’offres ;
• La préparation des dossiers d’appels d’offres, des demandes de cotation et des demandes de propositions ;
• Assurer le suivi de la publication des avis spécifiques d’appels d’offres dans les supports appropriés ;
• La participation aux ouvertures de plis, aux évaluations des offres, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller utilement les acteurs impliqués dans la passation des marchés ;
• L’établissement des marchés entre le Projet et les consultants, les entrepreneurs et les fournisseurs adjudicataires choisis ;
• Assurer le suivi des avis de non-objection sollicités auprès de la Banque Mondiale ;
• S’assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l’exécution des marchés soient respectées selon les règles et procédures de la BM ;
• Conseiller le coordonnateur du projet dans la compréhension et la rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant des aspects de passation des marchés ;
• Apporter les conseils appropriés dans l’exécution des marchés et surtout en ce qui concerne la résolution des différends qui pourraient survenir ;
• Exécuter toute tâche ou mission liée à la passation de marchés assignée par le coordonnateur du projet ;
• Saisir le Plan de Passation des marchés dans le logiciel STEP de la Banque mondiale ;
• Produire trimestriellement une situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du Rapport de Suivi Financier ;
• Veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement reflétés dans le système d’information et communiqués au Spécialiste en Gestion Financière et au comptable ;
• S’assurer que les résultats des appels d’offres sont publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ;
• Assurer l’encadrement ou éventuellement le secrétariat des sous-commissions d’analyse, avec voix non délibérative, sauf pour les prestations relatives à la passation des marchés.

Description des tâches :

1. En ce qui concerne la programmation et le suivi du processus de passation des marchés :

• Préparation et coordination de la planification pour la passation des marchés de travaux de fournitures, de services non intellectuels, de travaux, et de la sélection des consultants ;
• Mettre à jour le plan de passation des marchés au moins une fois l’an et chaque fois que de besoin ;
• Procéder au classement et à l’archivage de tous les documents et dossiers de marchés ;
• Développer un mécanisme de suivi de la passation des marchés, y compris des délais, afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d’en informer le coordonnateur et de proposer des solutions pour les résoudre ;
• Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises en utilisant les procédures de présélection en vigueur dans le Projet ;
• Tenir également un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts ;
• Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels.

2- En ce qui concerne la préparation des documents :

• Etablir la situation des marchés chaque mois assorti d’un plan d’actions qui dégage les responsabilités de toutes les parties prenantes, ainsi que les délais d’exécution ;
• Procéder à une large diffusion dudit plan d’action ;
• Préparer et /ou superviser la préparation des dossiers de présélection, d’appels d’offres de travaux et fournitures et demandes de propositions.

3- En ce qui concerne la passation des marchés :

• Programmer et préparer les sessions de la commission de passation de marchés, y compris par l’inscription dans l’ordre du jour les étapes du processus d’évaluation des offres (ouverture des plis, évaluations et attributions) ;
• Assister automatiquement pour le compte du projet, à toutes les séances d’ouverture et d’évaluation des offres, ainsi qu’à toutes les séances d’attribution des marchés ;
• Préparer et faire publier les avis généraux, avis spécifiques et manifestations d’intérêts pour recevoir les expressions d’intérêts pour les services de consultants, les avis de présélection et les avis spécifiques d’appels d’offres de travaux et de fournitures ;
• Veiller à la confidentialité des rapports d’évaluation des offres et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres compétents de l’Administration ;
• Préparer les demandes d’ANO auprès de la Banque Mondiale ;
• Préparer les marchés et veiller à ce qu’ils soient approuvés, visés et notifiés selon le manuel des procédures et dans les meilleurs délais ;
• S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés,

4- En ce qui concerne l’exécution des marchés :

• Faire prendre toutes les dispositions utiles à la bonne supervision de l’exécution des marchés, en tenant compte de leurs spécificités ;
• Appuyer l’organisation de la commission de réception des fournitures, travaux ; prestations ;
• S’assurer que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés ;
• Préparer les rapports trimestriels sur la situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du rapport de suivi financier ;
• Participer à l’élaboration de la mise à jour des rapports sur l’utilisation et le fonctionnement des équipements mis à la disposition des diverses composantes du projet.

5- Responsabilité dans le transfert de compétences et le renforcement de capacité :

Il/elle définira et mettra en application sous la supervision du Coordonnateur du Projet un programme de renforcement de capacités comprenant la formation des principaux acteurs publics et privés impliqués dans l’exécution des activités du Projet dans le secteur concerné par sa mission ;

6- Tâches incompatibles et actions non permises :

En raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers de marchés, le Spécialiste en passation des marchés ne doit pas être membre des commissions de réception des fournitures, travaux ou services, sauf dans les cas de petits marchés autorisés par le manuel de procédures.

7- L’efficacité et les performances du spécialiste en passation des marchés seront mesurées en fonction de :

• La qualité du suivi des actions inscrites dans le plan de passation de marchés et STEP (y compris l’archivage des documents de passation des marchés et des éléments de paiement) ;
• Le respect des délais de l’exécution du plan de passation, pour des actions qui relèvent de sa responsabilité ;
• La qualité des dossiers d’appel d’offres, de demande de cotation et des demandes de propositions ;
• La qualité du suivi des procédures de passation et des avis de non-objection (Suivi du tableau de suivi de la passation des marchés etc…).

Profil

• Être titulaire d’un diplôme d’ingénierie ou équivalent ou d’une maitrise de gestion en sciences économiques, droit, administration Passation des marchés, Droit, Finances, Commerce, Gestion, Economie, ou domaines connexes ou équivalent, (minimum Bac + 4);
• Disposer d’une excellente connaissance de la passation des marchés en général, et Disposer des procédures de passation des marchés des banques multilatérales de développement : Banque Mondiale (BM) ou d’autres institutions internationales comme la BAD, l’UE, les agences des Nations unies, etc. ;
• Posséder une expérience de cinq (5) années minimums dans le domaine de passation des marchés dont 3 ans au moins à un poste de spécialiste en passation des marchés dans un projet de développement financé par des Bailleurs de Fonds. L’expérience dans un projet à financement extérieur notamment des Banques multilatérales, en particulier de la Banque mondiale est un atout ;
• Avoir une maitrise parfaite du logiciel STEP ;
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels courants (Word, Excel, Power Point) ;
• Bonnes aptitudes de communication et de très bonnes dispositions pour travailler en équipe ;
• Avoir une bonne maitrise du Français et de l’Anglais à l’écrit et à l’oral.